Steeds meer hypotheekkantoren zijn bezig met digitaliseren. Dit is een duurzame keuze, want minder printen is beter voor het milieu, maar kan ook andere voordelen opleveren. Efficiency, snelheid en veiligheid bijvoorbeeld. Digitaal ondertekenen is een belangrijk onderdeel van deze digitalisering. Maar: wat is op dit moment de standaard als het gaat om het zetten van een digitale handtekening op bijvoorbeeld een hypotheekaanvraag en hoe begin je hiermee? In 6 simpele stappen start ook jij met deze nieuwe duurzame én veilige methode en implementeer je digitaal ondertekenen succesvol in jouw organisatie.
Hypotheekaanvragen leggen soms een hele reis af nadat deze door een kredietverstrekker zijn opgesteld. Mailen, printen, ondertekenen, inscannen en terugmailen. Soms worden ze zelfs nog met de post van de hypotheekadviseur naar de klant verstuurd en terug. Dat kost tijd, papier én is foutgevoelig. Want hoe vaak is het jou niet overkomen dat er een handtekening ontbreekt op een pagina of dat er een veld verkeerd is ingevuld? Met digitaal ondertekenen is dat verleden tijd. Op een veilige manier kun je documenten heel snel laten ondertekenen door jouw klanten. Zelfs als ze op vakantie zijn en het document vanaf een smartphone bekijken. De status van ieder document vind je overzichtelijk terug in het systeem. Ideaal, want dit geeft jou grip en bespaart enorm veel tijd. En tijd is geld. Aan de slag met digitaal ondertekenen!
Stap 1: digitale handtekening voorwaarden geldverstrekkers inventariseren
Steeds meer geldverstrekkers accepteren een digitale handtekening. Alleen heeft iedere bank eigen acceptatievoorwaarden. Het is belangrijk om dit goed in kaart te brengen, zodat het digitaal ondertekenen juridisch compliant verloopt. Met welke geldverstrekkers werk je samen? En welke eisen stellen zij aan een digitale handtekening? Zo is het vaak van belang dat je iDIN gebruikt als authenticatiemethode. Bij de ABN AMRO is dit zelfs verplicht. Waarom? Omdat deze betrouwbare methode ervoor zorgt dat de ondertekenaar op een veilige wijze wordt geïdentificeerd, zodat je zeker weet dat de juiste persoon ondertekent. iDIN is een product van de Nederlandse banken en op dit moment één van de sterkste online authenticatiemiddelen die in Nederland bestaan. Hoe het werkt? De ondertekenaar logt in bij zijn of haar bank om zichzelf te identificeren en de bank bevestigt de identiteit van de ondertekenaar. Dus twijfel je over welke authenticatiemethode je moet kiezen? Neem dan iDIN, dat heeft wettelijk een hogere betrouwbaarheid dan bijvoorbeeld een SMS-controle.
Stap 2: aanbieders digitale ondertekenoplossingen vergelijken
Na de eerste stap weet je welke eisen de geldverstrekkers waarmee je samenwerkt stellen aan een digitale handtekening. Neem bijvoorbeeld de ABN AMRO; zij accepteren alleen een digitale handtekening die gezet is met Stiply. Hierbij heb je namelijk de mogelijkheid om gebruik te maken van iDIN als authenticatiemethode én ontvang je het ondertekende document samen met het bewijsdocument in één verzegeld PDF-bestand. Op basis van de eisen van de voor jou belangrijkste geldverstrekkers, kun je verschillende softwareaanbieders gaan bekijken en vergelijken. Twijfel je over welke ondertekenoplossing het meest ideaal is? Kies dan altijd een aanbieder met iDIN als authenticatiemethode. Zaken om ook rekening mee te houden zijn AVG-compliancy (controleer certificeringen) en bereikbaarheid. Bij vragen of wensen is het natuurlijk fijn als de klantenservice je snel (in het Nederlands) te woord kan staan. Hieruit volgt al snel een top 3 of misschien zelfs een top 2, en dan is het tijd voor de volgende stap.
Stap 3: kiezen voor een integratie of webapplicatie
Vervolgens ga je kijken of je de module makkelijk kunt integreren in het proces. Misschien kun je de software koppelen aan je adviespakket of juist aan het CRM-pakket. Bij Stiply kun je kiezen voor twee opties: of je gebruikt de digitale ondertekenoplossing als webapplicatie, of je gebruikt het volledig geïntegreerd. Zo heeft de Nationale Hypotheekbond ervoor gekozen om Stiply volledig te integreren in Portefeuillesignalen en zusterorganisatie Faster Forward heeft dit gedaan in Elements. Voor de kantoren die met Elements of Portefeuillesignalen werken, is het hele proces dus al ingericht en geautomatiseerd. Maar ook als je werkt met een ander pakket is volledige integratie mogelijk. Neem contact op met je softwareleverancier om de integratiemogelijkheden met Stiply te bespreken. Of je kiest voor de webapplicatie; hiermee kan iedere hypotheekadviseur direct starten.
Stap 4: gebruiksvriendelijkheid van de applicatie ervaren
Een belangrijke voorwaarde van digitaal ondertekenen, is dat het snel en eenvoudig werkt. De gebruiksvriendelijkheid staat dan ook bij veel hypotheekadviseurs hoog op de wensenlijst. Welk systeem kun je snel implementeren en werkt voor alle gebruikers prettig? Het beste is om dit gewoon te gaan ervaren. Bij Stiply kun je bijvoorbeeld kosteloos en geheel vrijblijvend een proefperiode afnemen. Je krijgt dan 14 dagen de tijd om het proces en de applicatie uit te proberen.
Wil je zelf eens uittesten hoe het werkt om zo’n digitale handtekening te zetten? Laat dan je e-mailadres achter en ontvang direct een voorbeelddocument ter ondertekening.
Stap 5: digitaal ondertekenen inrichten in de applicatie
Als je een keuze hebt gemaakt voor een digitale ondertekenoplossing, kun je aan de slag met het inrichten van de applicatie. Zo kun je onder andere de volledige huisstijl van jouw organisatie in de applicatie verwerken, e-mailtemplates aanmaken, sjablonen creëren en de algemene voorwaarden inrichten. We hebben alle mogelijkheden hieronder voor je opgesomd:
- Eigen huisstijl inrichten inclusief kleuren en logo voor een professionele uitstraling
- E-mailtemplates maken voor een nog snellere verwerking van een ondertekenverzoek
- Eigen sjablonen creëren met vaste velden en handige tags
- Ondertekentermijn en automatische herinneringen instellen
- Persoonlijke landingspagina aanmaken die jouw klant ziet na het ondertekenen
- Instellen dat de algemene voorwaarden automatisch worden meegestuurd
Door dit alles naar wens in te richten, creëer je een professionele uitstraling van je organisatie én zorg je ervoor dat je prettig kunt werken met de ondertekenoplossing.
Stap 6: aan de slag met de digitale handtekening!
En dan begint het reguliere proces van digitaal ondertekenen. Je uploadt een offerte, contract, hypotheekaanvraag of ander document en voert de ondertekenaars is. Als meerdere personen moeten tekenen, kun je aangeven of dit in een bepaalde volgorde moet gebeuren. Jij bepaalt welk sjabloon je gebruikt of op welke pagina er ondertekenvelden komen te staan en welke velden dit zijn, denk aan handtekening, paraaf, naam, datum, plaats. Wanneer je wilt, kun je nog voorwaarden toevoegen en dan is het een kwestie van het document verzenden in een veilige omgeving, zodat de klant het kan ondertekenen. Zij krijgen een mailtje met de uitnodiging dat het document klaarstaat, terwijl jij precies de status van het proces ziet: heeft de ontvanger het document geopend, bekeken, ondertekend? Makkelijk, eenvoudig en veilig.
Probeer Stiply zelf!
Meer weten over de digitale handtekening? Download dan hier de ultieme ‘digitaal ondertekenen gids voor hypotheekadviseurs’. Hierin lees je alles wat je moet weten over de digitale handtekening. Zoals hoe het zit met rechtsgeldigheid, veiligheid, hoe je de juiste software kiest en hoe je de digitale handtekening succesvol implementeert. Digitaal ondertekenen direct zelf ervaren? Maak dan een proefaccount aan.
Stiply Helpcenter
Team Stiply
