Voortgang van verzoeken bijhouden

Grijze en groene bolletjes

De voortgang wordt in Stiply getoond in bolletjes, die grijs of groen zijn. Daarmee is in één oogopslag te zien wat de voortgang van het handtekeningsverzoek is

Elke ondertekenaar van een document krijgt vier bolletjes. Als deze bolletjes groen worden, is de actie compleet.

Alle bolletjes zijn grijs, de mail van Stiply is nog niet door de ondertekenaar ontvangen.

Als een stap succesvol is afgerond, wordt het bolletje groen.

De bolletjes hebben dus de volgende betekenis:

– Bolletje 1 geeft aan of de ondertekenaar de mail van Stiply heeft ontvangen
– Bolletje 2 geeft aan of de ondertekenaar de mail van Stiply heeft geopend
– Bolletje 3 geeft aan of de ondertekenaar het document al heeft geopend
– Bolletje 4 geeft aan of de ondertekenaar het document al heeft getekend

Je kunt dit altijd eenvoudig nalezen door met de muis over het bolletje te bewegen.

Stap één is afgerond, de ondertekenaar heeft de mail ontvangen

Stap twee is afgerond, de ondertekenaar heeft de mail geopend.

Stap drie is afgerond, de ondertekenaar heeft het document geopend.

Als de ondertekenaar het document ook al heeft ondertekend, verplaatst het ondertekenverzoek naar een ander overzicht (Ondertekende verzoeken). Het ondertekenverzoek is dan niet langer zichtbaar in het overzicht van openstaande verzoeken.

Meerdere ondertekenaars

Als je document door meer mensen moet worden getekend, dan wordt er eenvoudig een nieuwe rij van vier bolletje zichtbaar. De voortgang loopt dan gewoon door.

Bij meerdere ondertekenaars loopt de voortgang door

Herinneringen en termijn verlengen: blauw bolletje

Via de knop in de kolom actie kan een herinnering naar een klant worden gestuurd. De klant krijgt dan een nieuwe mail met het verzoek om het document te ondertekenen. Op dat moment worden de bolletjes blauw. Dit betekent dat de klant een nieuwe e-mail heeft ontvangen.

Ditzelfde geldt als de klant de eerste termijn heeft laten verlopen en je zijn termijn hebt verlengd. Ook in dat geval ontvangt je klant immers een nieuwe mail met het ondertekenverzoek.

De klant heeft een nieuwe mail ontvangen. De status van de oude mail is hier niet langer zichtbaar.

De blauwe bolletjes worden in dit geval ook weer groen als de stap is afgerond.

Een herinneringsmail is verstuurd en de klant heeft de mail ontvangen (stap één is dus afgerond). Stap twee is nog niet afgerond: de klant heeft de mail nog niet geopend.

Meerdere werkende links

Als je een herinnering naar een nieuw e-mailadres van de klant hebt gestuurd, werkt de link in zijn oude e-mail niet meer. Maar bij het verlengen van de termijn of bij een herinnering naar hetzelfde e-mailadres werkt de link in de oude mail nog wel.

Het is dus mogelijk dat de klant in zijn inbox twee e-mails heeft, waarin allebei een werkende link naar het document staat. Hierbij geldt dat alleen de status van de laatste mail zichtbaar is. De blauwe bolletjes geven dus de status van de laatste mail aan.

Maar het kan dus gebeuren dat de klant het document alsnog opent via een link in een oude e-mail. In dat geval krijg je dit te zien:

De klant heeft een herinnering gehad (die mail is ook ontvangen), maar hij heeft het document geopend via een link uit een oude e-mail

Dit lijkt even vreemd, maar er is niks fout gegaan. De klant heeft de herinneringsmail wel ontvangen (eerste groene bolletje) maar heeft het document geopend via de link in de oude e-mail. Dat is niet erg, want die link werkt ook gewoon nog en de bovenstaande status betekent dus dat de klant op het punt staat het document te gaan tekenen.

Mail niet ontvangen: rood bolletje

Soms komt een e-mail van Stiply helaas niet aan. Dat kan meerdere redenen hebben. Het kan zijn dat je per ongeluk een vereerd e-mailadres hebt ingevuld of dat de mailserver van de ondertekenaar niet goed werkt.

In die gevallen wordt het eerste bolletje rood. De mail aan de klant is niet aangekomen en hij heeft deze dus niet ontvangen.

Het bezorgen van de mail is mislukt: stuur de mail opnieuw.

Oplossing: stuur een nieuwe mail naar de klant. Dit kan door op de herinneringsknop (in de actie-kolom) te klikken. Als het e-mailadres van de ondertekenaar correct is, stuur je simpel een herinnering aan hetzelfde e-mailadres (je laat het tekstveld leeg) en kijk je of deze wel aankomt. Als het e-mailadres per ongeluk verkeerd is ingevuld, of als de herinnering ook niet aankomt, stuur je een herinnering naar een nieuw e-mailadres.

Dit nieuwe e-mailadres kun je invullen als je op de herrinneringsknop klikt, in het tekstveld Vul eventueel een ander e-mailadres is. De link in de oude e-mail (als die al was aangekomen) werkt vanaf dat moment niet meer.

Bewijsdocument

Op de achtergrond houdt Stiply trouwens ook de status van de oudere mails bij. We hebben ervoor gekozen om die status in het overzicht niet te tonen, om de overzichtelijkheid te bewaken.

Maar als de klant het document uiteindelijk heeft getekend, ontvangt u een bewijsdocument. In dit bewijsdocument kunt u wel terugzien welke mails door klanten zijn geopend en welke niet.

Een screenshot uit het bewijsdocument: de klant heeft de eerste mail geopend.

Heeft u vragen of opmerkingen over het bijhouden van de voortgang? Neem gerust contact op op support@stiply.nl.