Alles wat je moet weten over het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst

Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst lijkt een eenvoudige handeling, maar er komt meer bij kijken dan je zou denken. Of je nu een werkgever bent die werknemerscontracten moet afronden of een werknemer die zijn eerste arbeidsovereenkomst ondertekent, het is cruciaal om te begrijpen hoe dit proces werkt. In deze blog bespreken we alles wat je moet weten over het ondertekenen van een contract, de juridische aspecten van een arbeidsovereenkomst, en hoe je dit proces kunt optimaliseren door het te automatiseren.

Waarom is het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst belangrijk?

Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document dat de afspraken tussen werkgever en werknemer vastlegt. Het ondertekenen van een contract is daarom essentieel om de rechten en plichten van beide partijen te bevestigen. Zodra een arbeidsovereenkomst is ondertekend, zijn de afspraken officieel en kunnen er geen misverstanden meer ontstaan. Zonder ondertekening kan het contract niet als formeel beschouwd worden en kunnen er juridische complicaties ontstaan, bijvoorbeeld als er een geschil ontstaat over de afspraken.

Daarnaast moet een arbeidsovereenkomst minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard voor administratieve en juridische doeleinden. Ontdek je na het ondertekenen een fout in het contract? Dan kunnen de werkgever en werknemer samen een aanvullend contract of bijlage opstellen om deze fout te corrigeren. Dit nieuwe document moet opnieuw worden ondertekend om het rechtsgeldig te maken.

Moet je een arbeidsovereenkomst ondertekenen?

Zowel de werkgever als de werknemer moeten een arbeidsovereenkomst ondertekenen om de afspraken juridisch bindend te maken. In Nederland kan dit zowel fysiek als digitaal, zolang er sprake is van aanbod en aanvaarding. Dit betekent dat zodra de werkgever een contract aanbiedt en de werknemer het ondertekent, de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig is.

Een arbeidsovereenkomst moet belangrijke informatie bevatten zoals de functie, het salaris, de werktijden, het aantal vakantiedagen, de duur van het contract, de opzegtermijn en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden. Bepaalde clausules, zoals een concurrentiebeding, relatiebeding, boetebeding en afspraken over de proeftijd, moeten verplicht schriftelijk worden vastgelegd.

Wat is de bedenktijd bij het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst?

Een arbeidsovereenkomst kent geen wettelijke bedenktijd. Dit betekent dat zodra het contract is ondertekend, zowel de werkgever als de werknemer gebonden zijn aan de gemaakte afspraken. In sommige gevallen kan een werknemer al beginnen met werken voordat de arbeidsovereenkomst officieel is ondertekend. Dit komt vaak voor bij een dringende behoefte aan arbeidskracht, bijvoorbeeld door een onverwachte piek in het werk of een plotselinge afwezigheid van personeel.

Hoewel dit niet wordt aangeraden vanwege de juridische onzekerheden die kunnen ontstaan, komt het regelmatig voor dat een werknemer op basis van mondelinge afspraken of aangeboden voorwaarden alvast aan de slag gaat. Dit kan ook gebeuren als er vertraging is in het administratieve proces. Of in sectoren met tijdelijke of projectmatige opdrachten, waar het werk al begint terwijl de arbeidsovereenkomst nog wordt uitgewerkt.

Wat als de arbeidsovereenkomst niet is ondertekend?

Het komt voor dat een arbeidsovereenkomst niet direct wordt ondertekend, maar dat de werknemer toch al begint met werken. In dit geval is er alsnog sprake van een arbeidsovereenkomst, ook al is deze mondeling overeengekomen. Het ontvangen van loon voor gewerkte uren bevestigt namelijk dat er een arbeidsovereenkomst bestaat.

Als de werkgever het contract niet ondertekent maar de werknemer wel, blijft het contract toch juridisch bindend. Dit komt doordat er sprake is van een aanbod van de werkgever dat door de werknemer is aanvaard, wat het contract rechtsgeldig maakt, zelfs zonder handtekening van de werkgever.

Als je als werknemer niet akkoord gaat met de voorwaarden, kun je weigeren te ondertekenen en in gesprek gaan met de werkgever om aanpassingen te bespreken. Zolang het contract niet is ondertekend, ben je niet gebonden aan de voorwaarden. Als een werknemer weigert te ondertekenen, moet de werkgever de bezwaren bespreken voordat er een nieuw contract kan worden aangeboden.

Hoe kan je het ondertekenproces van een arbeidsovereenkomst efficiënter maken?

Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst kan tijdrovend zijn, vooral als het handmatig wordt uitgevoerd. Denk aan het printen van documenten, het verzamelen van handtekeningen en het verzenden van het contract per post. Dit proces kan niet alleen tijd kosten, maar ook voor vertragingen zorgen in het formeel afronden van de afspraken.

Gelukkig kan dit proces deels of volledig worden geautomatiseerd met behulp van e-signature tools. Met deze tools kunnen arbeidsovereenkomsten digitaal worden ondertekend, zonder dat er fysiek papierwerk nodig is. Het enige wat je hoeft te doen, is het document uploaden, aangeven waar de handtekeningen moeten worden geplaatst en het vervolgens digitaal versturen. Zowel werkgever als werknemer kunnen het document eenvoudig elektronisch ondertekenen via hun desktop, tablet of smartphone.

Kan je een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen?

In Nederland is het volledig legaal om een arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en hebben dezelfde juridische waarde als fysieke handtekeningen, mits het duidelijk is welke partijen de overeenkomst hebben ondertekend. Voor extra zekerheid kan de werkgever een iDin- of SMS-verificatie toevoegen om de identiteit van de ondertekenaar te waarborgen.

Bepaalde clausules vereisen echter een schriftelijke overeenkomst, zoals een relatiebeding, concurrentiebeding, boetebeding en afspraken over de proeftijd. In deze gevallen kan het verstandig zijn om de overeenkomst fysiek te ondertekenen.

Wat zijn de voordelen van het digitaal ondertekenen van een arbeidsovereenkomst?

• Tijdsefficiëntie: Het proces verloopt sneller omdat fysieke documenten niet hoeven te worden geprint of verstuurd.
• Juridische zekerheid: Een digitaal ondertekend contract is net zo rechtsgeldig als een fysiek ondertekend contract.
• Gemak: Werkgever en werknemer kunnen op elk moment en vanaf elke locatie de arbeidsovereenkomst ondertekenen.
• Transparantie: Met een digitale tool kun je eenvoudig de voortgang van het ondertekenproces volgen en herinneringen sturen indien nodig.

Digitaal contracten ondertekenen

Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst is een cruciale stap in het formeel maken van de afspraken tussen werkgever en werknemer. Of je nu kiest voor een fysieke of digitale handtekening, zorg ervoor dat het proces zorgvuldig verloopt om juridische problemen te voorkomen. Met de opkomst van digitale ondertekenoplossingen wordt het steeds gemakkelijker om dit proces efficiënt en rechtsgeldig te laten verlopen. Uiteindelijk is het belangrijkste dat beide partijen hun handtekening zetten om de arbeidsovereenkomst bindend te maken.