De 5 voordelen van digitaal ondertekenen voor iedere finance afdeling

Veel finance afdelingen zijn bezig met het efficiënter en slimmer inrichten van bedrijfsprocessen. Daarbij is digitalisering een belangrijk thema. Eén van de trends daarin is het gebruik van een digitale handtekening, in plaats van een krabbel met pen op papier. Is dit inderdaad een ontwikkeling die de moeite waard is om te onderzoeken? Om het jou wat gemakkelijker te maken, hebben we de vijf voordelen van digitaal ondertekenen voor iedere finance afdeling op een rijtje gezet.

1. Bedrijfsprocessen slimmer en efficiënter inrichten

Het onnodig printen en versturen van documenten is met een digitale handtekening verleden tijd. Waar voorheen contracten en overeenkomsten geprint en met de post opgestuurd werden voor een ‘natte handtekening’, kan dit nu veel sneller en efficiënter. Je laat documenten digitaal ondertekenen, natuurlijk met de juiste authenticatiemethode, en slaat ze vervolgens veilig op. Daarmee bespaar je tijd. En tijd is geld. Een medewerker besteed gemiddeld 20 minuten aan het (laten) ondertekenen van een document op papier. Terwijl het ondertekenen van een digitaal document gemiddeld maar 6 minuten duurt. Met onze handige besparingscalculator bereken je jouw exacte tijdsbesparing met digitaal ondertekenen. Ook bespaar je naast tijd natuurlijk op print- en verzendkosten. Bovendien past deze werkwijze veel beter bij de trend van nu, waar steeds meer mensen regelmatig thuiswerken. Waar jouw werkplek of die van een collega of relatie ook is: met een digitale handtekening is je document in no-time veilig ondertekend en opgeslagen. Kortom: met de elektronische krabbel digitaliseer én optimaliseer je bedrijfsprocessen.

2. Fraude voorkomen

Steeds meer bedrijven zijn slachtoffer van financieel-economische fraude. Zelfs bij grote organisaties als Bol.com gaat dit weleens mis. Met digitale handtekeningen kun je fraude voorkomen en je compliancy versterken. Een digitale handtekening is rechtsgeldig: in de wet staat beschreven dat een elektronische handtekening een erkend rechtsmiddel is. Wijzigt het rekeningnummer van een leverancier, wil je de creditcard verantwoordingen checken of zijn er salarismutaties? Met een digitale handtekening controleer je of de informatie en afzender wel kloppen. Bijvoorbeeld door een wijzigingsformulier of contract op te sturen naar de leverancier of manager, dat vervolgens digitaal wordt ondertekend. Door dit soort processen goed en strak te regelen, weet jij zeker dat de informatie klopt, dat de juiste persoon tekent en leg je dat ook nog eens zichtbaar en juridisch vast. Wel zo veilig.

3. Meer controle: voor jezelf én voor je accountant

Een jaarrekeningproces of ieder ander proces waarbij je accountant is betrokken, verloopt een stuk prettiger als je met elektronische handtekeningen gaat werken. Bijvoorbeeld bij het aftekenen van bonusbrieven, salarismutaties, begrotingen, dividenduitkeringen, notulen en ga zo maar door. Dat zijn allemaal zaken waarbij een accountant graag een zichtbare controle ziet. Daarnaast is het voor jezelf fijn om meer inzicht te hebben. Zo zie je continu de actuele status van het document en waar het zich digitaal bevindt. Normaal gesproken ligt het ergens op een bureau en moet je er erachteraan gaan. Nu zie je vanaf je eigen (thuis)werkplek precies wie ‘m geopend heeft of nog niet. Je hebt dus een veel beter overzicht van wat je bij wie hebt uitstaan en wat de status is. Bovendien stuurt de tool mensen automatisch herinneringen en ook dat is heel prettig. Kortom: je hebt een stuk meer controle.

4. Nieuwe co-pilot rol

Veel finance afdelingen zijn bezig zichzelf opnieuw uit te vinden. Als je kijkt naar finance afdelingen van 10 jaar terug, zie je dat er nu veel andere werkzaamheden voorkomen. De meest repeterende administratieve taken worden namelijk steeds meer overgenomen door software. Het gevolg? Er komt tijd vrij of de afdeling wordt kleiner. Je zou dan voor een klein, specialistisch team kunnen kiezen. Óf je pakt de kans om als partner van andere afdelingen te opereren. Door zelf te starten met digitale handtekeningen kun je daarna als co-pilot andere teams verder helpen. Zo kun je bijvoorbeeld voor HR en Sales de administratieve processen een stuk makkelijker maken, door hen van dezelfde ondertekentool gebruik te laten maken. Bovendien beschik je dan zelf meteen over alle data, wat weer handig is voor de accountant. Je komt intern steeds meer in controle, kunt andere afdelingen helpen om processen te optimaliseren en pakt zo een centrale rol als businesspartner. Klinkt goed, toch?

5. Duurzamer werken: je bespaart een hoop papier

Vanaf 2023 zijn we verplicht om duurzaamheidsrapportages te publiceren. Ook het middenbedrijf gaat steeds meer bijdragen aan het verduurzamen van de maatschappij, check de plannen van de overheid maar eens. Met digitaal ondertekenen bespaar je gigantisch veel papier op jaarbasis, omdat je aanzienlijk minder print. Dat dat veel beter is voor het milieu hoeven we niet uit te leggen: digitaal ondertekenen is alvast een extra vinkje voor jouw duurzaamheidsacties. Deze duurzaamheidsdoelen staan ook steeds vaker bij de afdeling Finance op de agenda. Dus dan kun je als team net zo goed zelf alvast deze mooie ‘zero footprint’ stap zetten, toch?

Wist je dat digitaal ondertekenen niet alleen duurzamer is, maar ook veel geld bespaart? Bereken jouw besparing via de besparingscalculator.

Ervaar de voordelen van digitaal ondertekenen

Ben je overtuigd en wil je aan de slag? Download dan het stappenplan ‘In 5 stappen een jaarrekeningproces zonder hoofdpijn met de digitale handtekening’.