3 tips voor succesvol uitrollen digitaal ondertekenen in de automotive industrie

Digitalisering stuit nog wel eens op weerstand. Ergens wel begrijpelijk want mensen houden nou eenmaal niet van verandering. Zeker niet als die verandering ‘plotseling’ is en ‘opgelegd’ wordt.  

Hoe ontstaat weerstand tegen digitalisering?

Wat is digitalisering eigenlijk? Digitaliseren is het proces van het omzetten van fysieke documenten en papieren processen naar digitale vormen en het digitaal verwerken van informatie. Dit omvat het opnieuw inrichten van processen om beter te passen bij de digitale wereld.

Met name die tweede zin, is precies de reden waarom weerstand kan ontstaan, het gaat anders dan voorheen. Tegenstanders van digitalisering geven dan ook dikwijls een reactie zoals: ‘tot nu toe deden we het altijd zo, en dat werkte altijd goed’. In sommige branches zien we grotere weerstand, zoals binnen de automotive industrie. Hier werd tot voor kort nog traditioneel gewerkt, autodealers die gewend waren om deals te closen in de showroom en het bijbehorende papierwerk in het kantoor afhandelden. Het is pas sinds Covid-19 dat digitalisering in de automotive industrie echt een vlucht heeft genomen. Niet zo gek dat het voor de traditioneel ingestelde autodealer af en toe best even wennen is. 

Wat zijn de voordelen van digitalisering?

Organisaties gaan niet zomaar digitaliseren, daar zijn goede redenen voor. Denk aan besparing in tijd (en dus ook kosten), meer grip op processen, altijd en overal beschikbaar maken van werkprocessen en documenten en het bevordert locatie onafhankelijk werken. De voordelen zijn vanuit directie- en managementperspectief meestal wel helder, dat is in de automotive industrie niet anders. Maar deze argumenten zijn niet (altijd) voldoende om autoverkopers op de werkvloer te overtuigen. Wil je dat digitaal ondertekenen, of digitalisering in het algemeen, omarmt wordt door de autoverkopers in de showroom dan hebben we tips voor je.

Waar komt weerstand tegen vernieuwen vandaan?

Laten we eens inzoomen op die weerstand, want wie helder heeft waar dat precies vandaan komt, is al een stap verder om dit te tackelen. Het Sarah Model of Change biedt nuttige inzichten in de emoties die mensen ervaren zodra ze geconfronteerd worden met verandering. Sarah is een afkorting voor:

• Shock
• Anger
• Rejection
• Acceptance
• Hope

Shock

Shock is de eerste reactie zodra mensen met verandering geconfronteerd worden. Vooral bij mensen die al wat langer in de organisatie werken en dus ook al lange tijd gewend zijn aan een bepaalde manier van werken.

Anger

Zodra de eerste schok voorbij is, kunnen mensen soms boos worden als ze beginnen te beseffen wat de veranderingen voor hen kunnen gaan betekenen.

Rejection

De fase die daarop volgt is afwijzing. Mensen willen in deze fase alleen gelaten worden en met hun normale manier van werken doorgaan. Ze wijzen de nieuwe werkwijze af, hoewel vaak al wel begrepen wordt dat de verandering toch wel doorgaat.

Acceptance

Na een tijdje gaan mensen de veranderingen wel accepteren, ook als ze het nog niet volledig omarmen. Ze raken aan het idee gewend.

Hope

In de laatste fase beginnen mensen de positieve gevolgen zelf te zien en ervaren, voor zichzelf en voor de organisatie. 

Het is goed om je te realiseren hoe mensen geneigd zijn te reageren op veranderingen en natuurlijk is de emotionele rollercoaster niet altijd even heftig. Het zal milder zijn bij een relatief klein project zoals het uitrollen van digitaal ondertekenen, dan bij uitrollen van een nieuwe Automotive sales tool zoals CST of SAM om maar wat voorbeelden van digitalisering te noemen. 

Tips voor het uitrollen van digitaal ondertekenen

Met het Sarah Model in het achterhoofd hebben we drie tips voor je om digitaal ondertekenen goed uit te rollen in jouw automotive organisatie.

Op tijd communiceren; de schokdempers voor de uitrol van digitaal ondertekenen

Het Sarah model leert ons dat de schok even tijd nodig heeft, mensen moeten aan het idee wennen. Geen mens is hetzelfde, wat voor de ene persoon een logische stap is, kan voor een ander echt een grote verandering zijn. Begin dus op tijd en volledig met communiceren over wat je van plan bent en wacht niet tot de oplossing al gebruikt moet gaan worden. Vertel welke stappen gezet worden en vanaf wanneer je verwacht dat digitaal ondertekenen opgenomen is in de processen.

Verplaats je in een ander; Jij wil het sportpakket, een ander het exterieurpakket of géén extra's

Je ziet de voordelen van digitaal ondertekenen. Jij wilt het sportpakket; efficiënter werken, gestroomlijnde processen, alles digitaal en dus snel terug te vinden. Dat moet de verkoper toch ook aanspreken zou je denken. En daar gaat het soms mis, verschil in belangen waardoor onbegrip ontstaat. Verplaats je dus in de autoverkoper die in de showroom staat en dit moet gaan gebruiken. 

Misschien wil die wel het exterieurpakket, het moet er goed uit zien, een premium ervaring bieden.  Speel daarop in en leg uit waarom digitaal ondertekenen de verkoper helpt. Die verkoper overtuig je misschien eerder door in te spelen op de verbetering van de klantervaring en hoe goed dat overkomt op de klant. Bijvoorbeeld voor de klant die er nog even een nachtje over wil slapen. De autoverkoper kan in dat geval eenvoudig een mailtje sturen met de koopovereenkomst ter ondertekening. 
Zodra de klant toe is aan ondertekenen, komt het ondertekende document komt vanzelf binnen ongeacht of de verkoper op dat moment in de showroom staat. 

Een andere verkoper wil helemaal geen extra opties, maar de basis moet wel goed zijn. Die overtuig je misschien eerder met de vermindering in administratieve handelingen, Een ondertekende koopovereenkomst scannen om weer digitaal te maken om het vervolgens in de juiste systemen toe te voegen is verleden tijd. Een digitaal ondertekende koopovereenkomst komt direct in de juiste systemen terecht.

Als jij je inleeft in de ander, dan is de kans dat je met de Anger en Rejection fase te maken krijgt, wel heel klein!

Parkassist maakt het makkelijk, maar ook daar moet je mee leren omgaan

De Hope fase van het Sarah model draait erom dat mensen de voordelen van een nieuwe werkwijze zélf ervaren. Dat kan alleen als er ook mee gewerkt wordt. Hoe eenvoudiger een nieuwe tool is om te gebruiken, hoe sneller je deze fase bereikt. Maar net zoals Parkassist eenvoud moet brengen bij parkeren, is het niet direct voor iedereen eenvoudig te gebruiken. Sommige mensen zijn ‘digital savvy’, anderen zijn digibeet, beide profiteren van een eenvoudiger proces. Geef autoverkopers de ruimte om een nieuwe tool te leren kennen. In het geval van digitaal ondertekenen kunnen we je alvast geruststellen, het is heel gemakkelijk in gebruik. Zelfs de grootste digibeten blijken in staat razendsnel de eerste handtekeningen binnen te halen. Onze belangrijkste tip: laat de autoverkoper niet zijn eerste poging met digitaal ondertekenen doen als de klant in de showroom staat, maar oefen een keertje.  

Maak een proefrit

Wil je alvast ervaren hoe eenvoudig digitaal ondertekenen is? Dat kan!

Of lees meer over de veiligheidsaspecten van digitaal ondertekenen in de autobranche

Esther
Witten

Contentspecialist

Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.