Digitaal werken: kansen en uitdagingen voor HR-professionals

Een overeenkomst opstellen, uitprinten, versturen naar de kandidaat, wachten op de ondertekende versie om deze vervolgens te scannen en te archiveren in het personeelsdossier: een achterhaald proces, en absoluut niet meer van deze tijd. Toch is dit verloop vaak nog de realiteit op de HR-afdeling. Maar niet alleen het werven van werknemers is nog te vaak omslachtig, ook processen zoals evaluaties of klachtenafhandelingen nemen te veel tijd in op gebied van administratie. Hoog tijd om daar verandering in te brengen en het gehele HR-proces te digitaliseren. Hoe je dat precies doet? We leggen het je uit in deze blog.   

Digitalisering op de HR-afdeling

HR-processen kosten tijd. En alles wat tijd kost, loopt risico om in de waan van de dag onderaan het prioriteitenlijstje te staan. Tegelijkertijd zijn werknemers ontzettend moeilijk te vinden en te behouden in de competitieve banenmarkt van vandaag, dus die HR-processen zijn juist zo belangrijk om ervoor te zorgen dat er geen fouten worden gemaakt waar personeel de dupe van wordt. Door rekening te houden met de volgende aspecten, kun je als bedrijf op een overzichtelijke manier je HR-processen digitaliseren en optimaliseren.

1. Bespaar tijd op administratief werk

Kijk kritisch naar alle HR-processen binnen je organisatie en bekijk welke verschillende stappen je kunt automatiseren. Neem het voorbeeld in de introductie: door digitaal te ondertekenen, bespaar je jezelf en de sollicitant een hoop tijd. Je stelt het contract op, de kandidaat krijgt een e-mail met een link om de overeenkomst te voorzien van een digitale handtekening en direct daarna ontvang je een bevestiging. Het ondertekenproces is slechts één voorbeeld van processen waarbij je veel handmatig en tijdrovend werk kunt digitaliseren. 

2. Draag zorg voor werknemers

Remote werken is tegenwoordig de normaalste zaak van de wereld. Werknemers hebben volop keuze in de banenmarkt, en werkgevers die weigeren flexibel om te gaan met hun personeel zullen geheid aan het kortste eind trekken. Door vanuit een HR-perspectief te zorgen voor de juiste digitale tools, kunnen alle partijen profiteren van een gezonde werk-privébalans van medewerkers. Door processen te digitaliseren, kunnen medewerkers ook op afstand optimaal werk leveren zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit. Dat vergt wel een proactieve houding vanuit een bedrijf om te zorgen dat medewerkers worden gefaciliteerd in hybride werkvormen. Bovendien: een medewerker die zich gewaardeerd voelt, zal minder snel in ziekte en verzuim vervallen. 

3. Efficiënte onboarding

Er zit doorgaans aardig wat tijd tussen het aannemen van een kandidaat en de daadwerkelijke afronding van het wervingsproces. Maar ook na het afronden van dat proces en het aannemen van een nieuwe medewerker is het de uitdaging om die medewerker aan boord te houden. De schaarste op de arbeidsmarkt zorgt er namelijk ook voor dat werknemers hogere eisen stellen aan het werkgeverschap. 

Automatisering biedt ondersteuning door het mogelijk te maken door bijvoorbeeld pushberichten naar medewerkers te sturen met de uitnodiging om een leaseauto uit te zoeken. Wil je ze wegwijs maken tijdens de inwerkperiode? Stuur een pushbericht met een plattegrond van de afdeling, en deel een videoboodschap van een collega die de nieuwe medewerker een warm welkom heet. Niets gaat boven een menselijke en persoonlijke aanpak, en juist digitalisering kan daarbij helpen om dat proces te stroomlijnen. 

De uitdagingen van digitaal werken

1. Mensen houden niet van verandering

Verandering doorvoeren binnen een organisatie is ontzettend moeilijk. Vooral medewerkers die gewend zijn om iets voor langere tijd op een bepaalde manier te doen, staan meestal niet te popelen om hun routine overhoop te halen. Toch is intern draagvlak van uiterst belang als het gaat om digitaal werken. Om de flexibiliteit bij medewerkers te stimuleren, is het raadzaam om medewerkers blijvend te stimuleren om zichzelf te ontwikkelen en prikkelen. Denk bijvoorbeeld aan een leerbudget of interne workshops. Hoe meer er een interne werkcultuur heerst waarbij ontwikkeling en verandering de norm is, hoe meer draagvlak er zal zijn om mee te bewegen met bedrijfsmatige veranderingen. 

2. Processen die niet op elkaar aansluiten

Het is een groot nadeel wanneer iedereen op een eigen ‘eilandje’ werkt binnen een organisatie. Een gevolg daarvan kan zijn dat het ene (digitale) proces niet op het andere aansluit. Daarom is het goed om veranderingen organisatiebreed aan te pakken en met een externe projectmanager te werken die bestaande of wenselijke processen kan uitwerken. Vanuit die benadering wordt het eenvoudiger om digitaal werken te implementeren en processen naadloos op elkaar te laten aansluiten.

3. Kansen over het hoofd zien

In de zorg zijn er voortdurend openstaande vacatures die met moeite worden opgevuld. Maar het kan zomaar dat er op één functie meerdere sollicitanten reageren, en de vraag is: wat gebeurt er met de overige sollicitanten die niet worden aangenomen? Passen zij wellicht bij een andere functie binnen de organisatie? Door organisatiebreed te werken met een overkoepelende, digitale talentpool, kun je slim inspelen op de kansen die zich voordoen.

Een blik op de toekomst van HR-automatisering

Er komen steeds meer specialistische systemen en applicaties die HR-professionals kansen bieden, maar ook uitdagingen met zich meebrengen. We kijken graag vooruit en vroegen Bert Koning, CEO van onze partner OTYS Recruiting Technology, naar zijn visie op de toekomst van HR-automatisering. Benieuwd naar de zes trends en ontwikkelingen die hij ziet? Download dan de gratis whitepaper.