Hoe kies je de juiste digitale onderteken software voor jouw bedrijf?

Je gaat aan de slag met digitaal ondertekenen. Een mooie stap die veel geld en tijd kan besparen. Maar er zijn best veel softwareoplossingen, internationaal en ook in Nederland. Hoe kies je nu de juiste tool? Belangrijk is om te kijken naar de onderscheidende factoren. Denk aan service, veiligheid, certificering, gebruiksvriendelijkheid en kosten. We nemen je mee in de belangrijkste kenmerken, zodat jij weet waarop je kunt selecteren en de juiste keuze maakt.

Gebruiksvriendelijkheid

Hoe wil jij graag dat het ondertekenproces loopt? Wat vind je fijn en gebruiksvriendelijk? Jouw voorkeuren staan voorop, want jij moet met de software gaan werken. Bij Stiply horen we vaak dat gebruikers onze applicatie overzichtelijk en gebruiksvriendelijk vinden. Zonder uitleg kan vrijwel iedereen intuïtief starten. Dat is voor organisaties fijn, want dan hoeven ze daarvoor niet de hulp in te schakelen van de drukbezette ICT-afdeling. Dus welke software voor digitale handtekeningen jij gebruiksvriendelijk vindt, is een belangrijk uitgangspunt in de overweging.

Service en snel schakelen

Bij softwaretools is goede support essentieel. Sommige functies kunnen een keer niet duidelijk zijn, of het proces kan anders lopen dan verwacht. Vaak zie je dat partijen andere organisaties inhuren of software vanuit het buitenland inkopen. Als er dan iets opgelost moet worden, kan dat lang duren. Bij Stiply zijn alle bedrijfsactiviteiten gevestigd in Nederland. Administratie, support, development, cloudbeheer: alles is gevestigd in Ede. Ook onze developers zitten in-house. Dat betekent dat we korte lijntjes hebben en dat we snel kunnen schakelen. Dat we de telefoon opnemen in het Nederlands en dat de demo in onze moedertaal is, wordt als prettig ervaren. Het persoonlijk contact en deze snelle lijntjes vinden veel organisaties een groot pluspunt. Service en bereikbaarheid is dus een relevant onderdeel om mee te nemen in je overweging.

Veiligheid en privacy op orde

In Nederland stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) strenge eisen aan het verwerken van persoonsgegevens, denk aan een naam, adres en woonplaats. Ga je als organisatie hier niet zorgvuldig mee om, dan kun je een boete krijgen. Wij zijn ons als geen ander bewust van het belang van privacy. Daar hebben we dan ook verschillende maatregelen voor getroffen, zodat jouw gegevens en die van de ondertekenaar veilig worden verwerkt. Denk aan zaken als: welke data verwerk je, waar sla je ze op, welke kwaliteitsnormen hanteren we, hoe lang sla je data op, wie kan daarbij? Dit hebben wij volledig in controle en hiermee voldoen we aan de wettelijke vereisten. Daarnaast hanteren wij het Privacy By Design principe: dit betekent dat we al bij de start van het ontwerpen van een product of dienst rekening houden met privacy. Bovendien is Stiply ISO-9001, -27001 en -270017 gecertificeerd. Veilig opslaan en privacy zijn dus geen probleem, documenten worden volgens richtlijnen verwerkt. Een check die verstandig is om bij iedere softwareaanbieder te doen.

White label oplossing

Wil je dat een partner of leverancier die een digitale handtekening gaat zetten, ziet dat dit vanuit een softwarepartner gebeurt? Of heb je liever dat het digitale ondertekenproces volledig in de stijl van jouw eigen organisatie is, zodat de customer journey volledig klopt? Ook dit is een belangrijk onderdeel van een ondertekentool. Stiply kan de complete oplossing als white label aanbieden voor jouw organisatie. Ondertekenaars hebben dus niet door dat ze werken met Stiply software, maar ontvangen alle mails vanuit jouw organisatie en jouw ondertekenomgeving. Inclusief succespagina met vervolgstappen. Dus staat een 360 graden customer journey hoog op jouw prioriteitenlijst? Check dan of de softwaretool als white label in jouw omgeving geïntegreerd kan worden.

Functionaliteiten: webapplicatie versus API óf hybride

Werk je liever met een webapplicatie of met een geïntegreerde API waarbij er een koppeling wordt gemaakt met andere software? Deze wens verschilt soms per afdeling. Zo zou het kunnen dat voor de HR-afdeling de webversie van de ondertekenmodule voldoende is, terwijl je in het magazijn met een volledig geïntegreerde versie wilt werken zodat deze gekoppeld is aan andere systemen. Ook een hybride vorm is mogelijk: zo bieden we bij Stiply beide vormen binnen één organisatie aan waarbij ze dus zowel de webapplicatie als de API gebruiken. Nagenoeg alle webfunctionaliteiten kunnen daarbij in de API worden toegepast en alles ‘praat’ met elkaar. Niet alle softwaretools bieden de optie voor een webversie gecombineerd met een API aan. Neem daarbij ook de gewenste identificatiemogelijkheden mee: hier lees je meer over identificatiemethoden per type document. Onderzoek dus jouw voorkeur en de behoeften van je afdelingen, zodat je dit kunt meenemen in jouw keuze.

Maatwerk en kosten

Met digitaal ondertekenen bespaar je gegarandeerd tijd en geld. Je werkt namelijk een stuk sneller en efficiënter. Hoeveel? Dat kun je checken in onze besparingscalculator. Natuurlijk ben je ook benieuwd naar de kosten. Belangrijk is om goed te kijken naar hoe klein of groot je het digitaal ondertekenproces binnen je organisatie wilt uitrollen. Bij Stiply kun je klein beginnen en steeds verder uitbreiden. Je start bijvoorbeeld eerst met één afdeling, dan twee, dan drie, en ga zo maar door. Stap voor stap. We groeien mee met jouw organisatie en faciliteren een gefaseerde uitrol volledig met maatwerk. Denk vooraf dus goed na over de wensen, nu én in de toekomst, en onderzoek hoe flexibel de softwareaanbieder daarmee kan omgaan.

Meer weten over digitaal ondertekenen?

We helpen je graag verder bij het maken van een juiste keuze. Vraag een demo aan en maak kennis met Stiply! Digitaal ondertekenen direct zelf uitproberen? Vraag hier een gratis proefaccount aan!