Hoeveel bespaar je met Stiply?

Kosten van de document workflow

Jouw medewerkers versturen documenten naar jouw klanten. Dat kunnen bijvoorbeeld contracten zijn, algemene voorwaarden of aanmeldformulieren. Om die documenten ondertekend terug te krijgen moeten kosten worden gemaakt. De kosten bestaan uit materiaalkosten en arbeidskosten.

Om deze kosten te berekenen ontkomen we er niet aan om het een en ander te schatten. Dat is niet erg, maar we benadrukken vooraf dat deze kosten hoger of lager kunnen uitvallen, afhankelijk van jouw situatie.

In ons voorbeeld gaan we uit van Bedrijf X dat elke maand ongeveer 100 contracten plus de algemene voorwaarden verstuurt.

Materiaal

Het printen van één A4 kost ongeveer € 0.02 voor inkt en € 0,04 voor papier. € 0,06 in totaal dus. Een contract van drie kantjes kost dus € 0,18 en algemene voorwaarden van 10 kantjes kosten € 0,60. Bedrijf X maakt voor elk contract plus voorwaarden dus € 0,78 aan kosten.

Deze documenten worden per post verstuurt (binnen Nederland). Dat kost € 0,73  per postzegel en voor een A4-enveloppe ongeveer € 0,15. Het versturen per post kost dus tenminste € 0,88. Dit kan hoger uitvallen, want soms moeten er twee postzegels op een document. De kosten zijn dan € 1,61 per document (twee postzegels en een enveloppe).

Bedrijf X verstuurd per jaar ongeveer 1200 contracten die ondertekend moeten worden. De kosten daarvoor voor papier en inkt bedragen € 936,-. De kosten voor enveloppen en postzegels zijn minimaal € 1.056 en maximaal € 1.932,-.

Als we dit bij elkaar optellen dan is Bedrijf X aan materiaalkosten jaarlijks tussen de € 1.992,- en € 2.868,- kwijt.

Let op: als de klant het document via een antwoordnummer kan terugsturen of als een retourenveloppe wordt bijgeleverd kunnen deze kosten nog hoger zijn.

Arbeidskosten

De materiaalkosten zijn al behoorlijk hoog, maar vallen in het niet bij de kosten voor arbeid. Deze kosten zijn tegelijk ook erg moeilijk te berekenen omdat deze sterk afhankelijk zijn van de exacte situatie in jouw bedrijf. Toch kunnen we door te schatten wel iets zeggen over de kosten.

Laten we uitgaan van één administratief medewerker die bij Bedrijf X de documenten-workflow regelt. Deze persoon zorgt ervoor dat documenten worden verstuurd en dat deze met een handtekening erop weer terugkomen. Hij of zij zit de klanten daarom achter de vodden: zonder handtekening kan de service van Bedrijf X niet worden verleend. Typisch zal de documenten-workflow bestaan uit de volgende stappen:

• Het opstellen van de documenten of het genereren van de documenten met software
• Documenten uitprinten, klaarmaken en per post versturen
  • Ofwel: Documenten per mail versturen naar de klant met een begeleidende e-mail
• In de administratie bijhouden dat het document naar de klant is verstuurd en wanneer
• Als de klant niet tekent, een herinnering versturen
• Als de klant dan nog niet tekent, nabellen
• Het ondertekende document retour ontvangen (per post of per mail)
• De administratie bijwerken

Laten we berekenen hoeveel tijd dit gemiddeld kost. Punt één van de opsomming telt niet mee, want die moet hoe dan ook gebeuren (ook bij digitaal ondertekenen). Bovendien hoeft niet bij elk document een herinnering te worden verstuurd. Als we er – behoudend – vanuit gaan dat elke handeling ongeveer 3 minuten kost, dan komen we op een minimale tijd van 12 minuten per document en maximaal 18 minuten per document. Het gemiddelde hiervan is 15 minuten per document. In de praktijk zal dit getal hoger zijn omdat mensen nu eenmaal niet altijd efficiënt werken, maar voor het rekenvoorbeeld gaan we uit van een kwartier per document om een ondertekend document terug te krijgen van de klant.

Deze administratief medewerker heeft 4 jaar werkervaring en kost Bedrijf X € 33.000,- per jaar. Dit is inclusief vakantiegeld maar zonder andere extra’s. Ook hiervoor geldt dat deze kosten fors kunnen variëren maar we zijn uitgegaan van een gemiddeld salaris zoals door LoonWijzer gespecificeerd.

In 2016 zijn er 261 dagen om te werken. Dat betekent dat deze administratief medewerker € 127,- per dag kost. Dat is € 16,- per uur en dus ongeveer € 0,26 per minuut. Zoals net berekend kost het de medewerker gemiddeld een kwartier per document om deze ondertekend retour te krijgen. Dat komt neer op een bedrag van 0.26 * 15= € 3,90 per document.

Per jaar  zijn de arbeidskosten voor het versturen van deze documenten dus 1200 * 3,90 = € 4.680,-.

Totale kosten

Jaarlijks moet Bedrijf X dus fors kosten maken voor het versturen van documenten. Die kosten bestaan uit materiaal en arbeidskosten, die bij elkaar opgeteld tussen de € 6.672,- en € 7.548,- per jaar bedragen.

Zijn we nog wat vergeten? Ja eigenlijk wel. Als een document sneller ondertekend wordt, heeft Bedrijf X sneller een nieuwe klant en komt er eerder nieuwe omzet binnen. Dus hoe langer documenten in de documenten-workflow blijven steken hoe minder waarde wordt toegevoegd aan Bedrijf X. Het is lastig om deze ‘kosten’ precies te berekenen, maar het staat vast dat de waarde van klanten omhoog schiet als contracten eerder ondertekend terugkomen. Door de documenten-workflow efficiënter te maken verdient Bedrijf X dus meer geld.

Bovendien is in deze berekening niet meegeteld dat de klant zelf de documenten ook moet printen en moet scannen, of zelf per post moet terugsturen. Eventuele kosten voor een antwoordnummer of voorgefrankeerde retourenveloppen zijn ook niet inbegrepen.

Digitaal ondertekenen

Kortom, de documenten-workflow kost veel geld. Bedrijf X verstuurt weliswaar 1200 documenten per jaar, maar zelf als jouw bedrijf maar 25 documenten per maand verstuurt, kom je snel aan een besparing van tussen de € 1.185 en € 1.483 per jaar. Geld dat voor het oprapen ligt als je je documenten-workflow zou automatiseren met Stiply.

Met Stiply automatiseer je de stappen zoals hierboven beschreven. Je verstuurt een document digitaal en je klant kan direct met zijn muis, tablet of smartphone zijn digitale handtekening op jouw document zetten. Er komt geen printer, scanner, enveloppe of postzegel aan het proces te pas. Bovendien kun je digitaal je algemene voorwaarden of andere bijlagen meesturen.

Als de klant toch vergeet te tekenen, zal Stiply automatisch een herinnering voor je versturen. Zelf het nabellen kan worden geautomatiseerd. Kortom, Stiply neemt bijna de hele documenten-workflow voor je uit handen zodat jouw medewerkers tijd overhouden voor andere dingen. In de praktijk blijkt dat deze automatisering bijna 90% sneller en goedkoper is.

Bovendien geeft het digitaal versturen van documenten een veel beter overzicht van jouw documenten-workflow.

In de berekening hierboven is erg voorzichtig geschat. Onze schatting is dat de werkelijke besparing, uitgegaan van 100 te versturen documenten per maand, tussen de € 8.000 en € 12.000,- per jaar is.

Als je wel eens wilt weten hoeveel jij kunt besparen door jouw klanten een digitale handtekening te laten zetten, dan kun je hier jouw besparing uitrekenen. Veel plezier met handtekeningen verzamelen.

Wil jij starten met digitaal ondertekenen? Probeer Stiply nu 14 dagen volledig gratis!