Maak een einde aan de administratieve uitdaging met HR-automatisering

Werkgeverschap is in de afgelopen jaren flink veranderd. Mede door de mogelijkheid om remote te werken, maar ook het aanhoudende personeelstekort heeft ervoor gezorgd dat werknemers andere eisen stellen aan hun werkgevers. Organisaties zijn daardoor continu bezig met het optimaliseren van recruitmentstrategieën om te zorgen dat ze de juiste kandidaten vinden voor de talloze openstaande vacatures. Maar ook employee retention, oftewel het behouden van werknemers, is een belangrijk agendapunt. Met een verfijnd wervings- en selectieproces kunnen bedrijven hun kansen in de zoektocht naar personeel enorm vergroten. Een handmatige aanpak hierbij is in deze tijd bijna niet meer haalbaar; op administratief gebied vergt recruitment veel tijd en moeite. Door dit proces te automatiseren, kun je met een eenvoudige switch veel efficiënter te werk gaan. Hoe dat precies zit, leggen we je uit in deze blog. 

Het belang van time-to-hire

Over het algemeen verloopt het eerste deel van het recruitmentproces redelijk vlot: een kandidaat solliciteert en wordt vervolgens uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Toch zien we vaak dat het proces vanaf dit punt stagneert. Communicatie over afspraken verloopt stroef, de manager is moeilijk te bereiken of zelfs afwezig, of er is geen tijd om geschikte kandidaten te selecteren. Kortom: een onwenselijk verloop van zaken, want sollicitanten die een slechte eerste indruk hebben, haken al snel af. 

Door een zogeheten track-and-tracefunctie te gebruiken tijdens het wervings- en selectieproces, kun je per kandidaat exact monitoren hoe het proces verloopt. Voor zowel een recruiter als sollicitant is het proces inzichtelijk, maar ook de benodigde documenten zijn op deze manier centraal ondergebracht. Is er een kopie van een identiteitsbewijs nodig? Geen probleem: automatische reminders zorgen ervoor dat de kandidaat telkens op de hoogte wordt gebracht wanneer er iets nodig is. Door alle documenten digitaal te verwerken, maar ook de communicatie te centraliseren, wordt de totale time-to-hire aanzienlijk verkort. 

Bespaar duizenden euro's met HR-automatisering

Door HR-processen in meerdere geautomatiseerde flows te verwerken, nemen systemen en applicaties die administratieve rompslomp van je over. Benodigde documenten, zoals een BIG-registratie, een VOG of identiteitsbewijs worden automatisch opgevraagd en gescreend op authenticiteit en geldigheid. Het handmatig uitvoeren en opvolgen van deze stappen is haast niet bij te houden, vooral niet als het gaat om meerdere kandidaten.  Kun je nagaan hoeveel tijd dat kost wanneer je dat allemaal handmatig moet doen.

Digitaal ondertekenproces

De ouderwetse methode van een contract versturen en ondertekend ontvangen gaat niet meer op, simpelweg omdat dat alles bij elkaar al minstens een paar dagen in beslag zou nemen. Digitale ondertekenoplossingen zijn hiervoor de perfecte oplossing: bij ruim de de helft van alle gevallen, worden documenten binnen een dag retour gestuurd, ondertekend en wel. Daarna kan het document direct door naar het digitale medewerkersdossier. Bijkomend voordeel: door deze HR-automatisering verklein je niet alleen de administratieve tijd die je normaliter kwijt bent aan het wervings- en selectieproces, maar ga je ook AVG-proof te werk met gevoelige persoonsgegevens. 

De toekomst van HR-automatisering

Technologische ontwikkeling gaat razendsnel en slimme applicaties nemen de HR-afdeling een hoop werk uit handen. We vroegen Bert Koning, CEO van onze partner OTYS Recruiting Technology, naar zes trends en ontwikkelingen op het gebied van HR-automatisering. Wil jij ook administratieve lasten verminderen en voorbereid zijn op de toekomst? Download dan de gratis whitepaper.