Klantcase TecSoft

Het nut van digitaal ondertekenen

TecSoft BV bracht in 2001 The Nanny Kindplanning op de markt: een softwareapplicatie waarmee kinderopvangorganisaties hun volledige administratieve proces kunnen managen. De software is jarenlang uitgebouwd en verbeterd met allerlei applicaties, modules en functionaliteiten, maar met name vanwege de toenemende behoefte aan flexibiliteit heeft TecSoft een heel nieuw pakket ontwikkeld.

Saamn, zoals de nieuwe software heet, biedt de mogelijkheden van The Nanny en nog veel meer. Vanwege zijn modulaire opbouw is het pakket flexibel, gebruiksvriendelijk, geschikt voor grote en kleine organisaties en uitstekend af te stemmen op de eigen bedrijfsprocessen.

De rompslomp van talloze contracten

“Kinderopvang is een omvangrijke business,” vertelt Hanneke Rens van TecSoft. “Er wordt in Nederland jaarlijks € 2,5 – 3 miljard omgezet. Ouders gaan contracten aan van € 12.000-€ 15.000 per jaar. Uiteraard krijgen ze daarvan ook iets terug van de overheid, maar het zijn wel jaarlijks terugkerende kosten. De administratie van een kinderopvangorganisatie moet goed geregeld zijn. Sommige organisaties maken een nieuw contract op voor elke wijziging die zich voordoet, en dat moet dus elke keer door alle ouders worden ondertekend.”

Het versturen en ondertekend terugkrijgen van al die contracten is een heel gedoe, zowel voor de kinderopvangorganisaties als voor de ouders. Als organisatie stuur je het contract per mail naar de ouders, die het vervolgens moeten printen, ondertekenen, scannen en retourneren via de mail. Als de ouders geen printer of scanner hebben, moet de organisatie het contract zelfs in tweevoud opsturen en retourneren de ouders het ondertekende exemplaar ook weer per post. Juist omdat het een hoop rompslomp is, kan zoiets blijven liggen. Overigens kun je je afvragen of de traditionele methode wel veilig is. Wie kan jouw mail allemaal zien, inclusief die bijlagen met persoonlijke en financiële informatie?

Hogere tekenbereidheid, snellere processen

Hanneke Rens: “Digitaal ondertekenen heeft een aantal grote voordelen. Om te beginnen ligt de tekenbereidheid gewoon hoger. Mensen openen het mailtje en kunnen meteen een handtekening zetten. Met een druk op de knop is het ondertekende document vervolgens alweer weg. Doordat het voor de ondertekenaars zo veel makkelijker wordt, doen ze het meteen en gaat de snelheid van het proces met sprongen omhoog. Soms is het even wennen, want de meeste ouders doen het op de computer en ondertekenen met de muis. Dat hebben ze niet eerder gedaan.”

Het werkt niet alleen prettiger voor de ouders. Ook bij de organisaties die de software van TecSoft gebruiken, scheelt het digitaal ondertekenen de nodige handelingen en de kosten die daarmee gepaard gaan. Het hele bedrijfsproces verloopt veel sneller. Het handige is dat elke organisatie zelf bepaalt of ze de mogelijkheid voor digitaal ondertekenen wil gebruiken.

Goede reacties op digitaal ondertekenen

“Omdat wij onze klanten zo goed mogelijk willen ondersteunen en omdat wij ervan overtuigd zijn dat digitaal ondertekenen een uitstekende toevoeging is aan onze dienstverlening, hebben we deze functionaliteit actief onder de aandacht gebracht van al onze klanten. Er is heel enthousiast op gereageerd. Natuurlijk zijn er organisaties die er bewust voor hebben gekozen het niet toe te passen, maar dat is goed. Nee is ook een antwoord. Als je er maar over hebt nagedacht.”

Meer informatie over Saamn, The Nanny en TecSoft BV vind je op www.saamn.nl en www.the-nanny.nl