Team Stiply
3 min read
Alles wat je moet weten over het ondertekenen van offertes en overeenkomsten
In het zakelijke landschap vormen offertes en overeenkomsten de basis van elke samenwerking. Of het nu gaat om een nieuwe klant of het formaliseren...
In Nederland heeft ongeveer 1 op de 6 mensen, van 16 jaar en ouder, moeite met lezen en schrijven. Laaggeletterdheid zien we vaak terugkomen in het sociaal domein en dat maakt de communicatie en het lezen van bijvoorbeeld overeenkomsten erg lastig. Vaak wordt dan aangegeven: “Zeg maar waar ik moet tekenen”, maar juist weten waarvoor je tekent, is belangrijk. Het niet begrijpen van contracten is namelijk vaak een oorzaak dat bijvoorbeeld schulden worden opgebouwd. Laaggeletterdheid is een serieus probleem, waar organisaties binnen het sociaal domein zorgvuldig mee om moeten gaan. Sander Matthezing, teamleider bij de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB), vertelt hoe de VKB omgaat met laaggeletterdheid.
Contracten vereenvoudigen
“Laaggeletterdheid is een heet hangijzer in het sociaal domein", vertelt Sander. “En het is belangrijk dat we als VKB op het juiste taalniveau met onze klanten communiceren, zodat we hen kunnen bereiken. Om erachter te komen welk niveau dat is, hebben we een training gehad van het Taalhuis. Met een paar goede vragen, kunnen we onze klanten dan veel beter helpen. Ook zijn we bij de VKB bezig om al onze brieven en overeenkomsten beter begrijpbaar te maken, bijvoorbeeld door zinnen in te korten en met afbeeldingen te werken.”
“Uiteraard moeten we wel bepaalde zaken vastleggen om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving", gaat Sander verder. “We willen onze contracten dan ook graag samenvatten, zodat in een simpele versie de belangrijkste punten naar voren komen. Het moet voor de ondertekenaar duidelijk zijn dat ze tekenen voor budgetbeheer of dat hun inkomen naar de VKB gaat en dat wij alle uitgaven betalen. In simpele bewoordingen. Zo gebruiken we bijvoorbeeld niet het woord financiën, maar gewoon geld. In de bijlage voegen we dan de officiële inhoud toe waar we als VKB niet onderuit komen. Op die manier proberen we onze contracten te vereenvoudigen.”
Laaggeletterdheid en digitale communicatie
“Naast dat we de overeenkomsten eenvoudiger maken, is het belangrijk dat alle communicatie eromheen goed te begrijpen is", zegt Sander. “In onze mails leggen we duidelijk uit welke stappen onze klant moet doorlopen: dit moeten ze lezen en hier moeten ze een handtekening zetten. Verder werken we bijvoorbeeld met spraakberichten via WhatsApp of SMS wanneer het niet anders mogelijk is. Verder helpt onze digitale ondertekenoplossing om zicht te houden op het ondertekenproces. Wanneer we bijvoorbeeld zien dat een document wel is geopend, maar nog niet is ondertekend, dan bellen we de klant om te vragen of alles duidelijk is en of hij nog vragen heeft. Dat werkt beter dan wanneer je werkt met een papieren contract.”
Digitalisering in het sociaal domein
Ook bij laaggeletterdheid helpt digitalisering van bepaalde werkprocessen om de communicatie te verduidelijken en uiteindelijk het hulpverleningsproces sneller op gang te brengen. In combinatie met het ontdekken van het taalniveau van de klant, het vereenvoudigen van woorden en zinnen in contracten, e-mails en andere documenten, en het werken met afbeeldingen en spraakberichten, wordt de hulpverlening toegankelijker voor klanten die moeite hebben met lezen en schrijven.
Wil jij digitaal ondertekenen met Stiply zelf uitproberen? Maak dan een gratis proefaccount aan!
Benieuwd of jouw organisatie klaar is om te digitaliseren? Ontdek het via deze checklist!
4 min read
Alles wat je moet weten over het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst
Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst lijkt een eenvoudige handeling, maar er komt meer bij kijken dan je zou denken. Of je nu een werkgever...
3 min read
In 3 stappen starten met digitaal ondertekenen
Administratie: de meeste bedrijven zijn er veel tijd aan kwijt, terwijl die waardevolle tijd beter besteed kan worden aan andere werkzaamheden. Zo...