In het zakelijke landschap vormen offertes en overeenkomsten de basis van elke samenwerking. Of het nu gaat om een nieuwe klant of het formaliseren van een dienst, het ondertekenen van een offerte is essentieel voor juridische zekerheid. In deze blog bespreken we hoe je offertes effectief kunt ondertekenen, de juridische geldigheid en hoe je het proces kunt automatiseren om tijd en geld te besparen.
Juridische geldigheid van een offerte
Een offerte wordt juridisch bindend zodra deze wordt ondertekend door de klant. De offerte fungeert als aanbod van de leverancier en door de handtekening accepteert de klant het aanbod, waardoor een bindende overeenkomst ontstaat. Dit geldt zowel voor fysieke als digitale handtekeningen. Digitale ondertekening is net zo rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening, mits de identiteit van de ondertekenaar kan worden bevestigd, bijvoorbeeld via een sms-verificatie.
Bedenktijd bij het ondertekenen van een offerte
Voor zakelijke klanten geldt meestal geen wettelijke bedenktijd bij het ondertekenen van een offerte. Particuliere consumenten hebben soms wel recht op een bedenktijd, afhankelijk van de branche en het type product of dienst. Dit kan per situatie verschillen, dus het is belangrijk om dit vooraf te checken.
Rechtsgeldigheid van niet-ondertekende offertes
Het is een misverstand dat een niet-ondertekende offerte geen juridische waarde heeft. Een overeenkomst kan ook mondeling of via e-mail tot stand komen, zolang het aanbod is aanvaard. Dit maakt de overeenkomst rechtsgeldig, zelfs zonder handtekening. Uitzonderingen hierop zijn arbeidsovereenkomsten of koopovereenkomsten van roerende zaken, waarvoor een schriftelijke ondertekening verplicht is.
Annuleren en ontbinden van een offerte
Een ondertekende offerte kan niet zomaar worden geannuleerd. Alleen als er specifieke ontbindingsvoorwaarden in de offerte zijn opgenomen, of als de verkopende partij niet voldoet aan de leveringsvoorwaarden, is annulering mogelijk. Om een ondertekende offerte te ontbinden, moet de klant meestal eerst een ingebrekestelling sturen. Dit geeft de opdrachtnemer de kans om alsnog aan de voorwaarden te voldoen. Kleine tekortkomingen, zoals een afwijking in de leveringshoeveelheid, zijn doorgaans niet voldoende reden voor ontbinding.
Stel dat je een IT-bedrijf bent en je hebt een offerte opgesteld voor het leveren van 100 licenties voor software aan een klant. Als je vervolgens 95 licenties levert in plaats van de afgesproken 100, dan is dit meestal geen voldoende reden voor de klant om de overeenkomst te ontbinden. In dit geval zou je als leverancier de kans moeten krijgen om de ontbrekende licenties alsnog te leveren en zo de overeenkomst na te komen.
Belang van het ondertekenen van een offerte
Een offerte is meer dan een prijsopgave; het is de basis van de zakelijke relatie. Door de offerte te ondertekenen, gaan beide partijen akkoord met de voorwaarden en verplichtingen. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt conflicten. Om te voorkomen dat een klant later de overeenkomst betwist, is het belangrijk dat de offerte correct en rechtsgeldig wordt ondertekend, bijvoorbeeld via een digitale handtekening. Dit biedt juridische bescherming in het geval van een geschil of annulering.
Digitaal ondertekenen van een offerte
Steeds meer bedrijven kiezen voor het digitaal ondertekenen van offertes. Door een e-signature applicatie, zoals Stiply, te gebruiken, kunnen offertes eenvoudig online worden verstuurd en ondertekend. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op fouten die bij papieren handtekeningen kunnen ontstaan. Zodra de klant de offerte digitaal ondertekent, ontvang je direct een melding dat de overeenkomst bindend is, wat zekerheid biedt dat de klant akkoord is met de voorwaarden.
Voordelen van digitaal ondertekenen
Het digitaal ondertekenen van offertes biedt meerdere voordelen:
- Tijdsefficiëntie: Geen fysieke documenten printen of versturen, waardoor het proces sneller verloopt.
- Minder fouten: Digitale verwerking vermindert het risico op fouten die ontstaan bij handmatige afhandeling.
- Juridische zekerheid: Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en bieden bescherming bij eventuele geschillen.
- Efficiëntie: Je kunt de voortgang van het ondertekenproces eenvoudig monitoren en indien nodig herinneringen sturen.
Automatiseren van het ondertekenproces
Het handmatig ondertekenen van offertes en overeenkomsten kan tijdrovend zijn. Denk aan het printen, versturen en wachten op retour. Dit proces kan weken duren en zorgt voor onnodige vertragingen. Door het gebruik van een e-signature applicatie kun je het proces automatiseren, waardoor de doorlooptijd aanzienlijk wordt verkort. Alles verloopt digitaal, zonder de noodzaak van printen of scannen. Zodra de offerte is ondertekend, ontvang je een notificatie, zodat je precies weet wanneer de overeenkomst bindend is.
Hoe lang moet je een ondertekende offerte bewaren?
Het is belangrijk om een ondertekende offerte minimaal vijf jaar te bewaren voor administratieve en juridische doeleinden, vooral bij langdurige samenwerkingen of terugkerende klanten. Zo kun je bij eventuele vragen of geschillen altijd terugvallen op de originele overeenkomst.
Wat te doen als een klant weigert te tekenen?
Als een klant weigert de offerte te ondertekenen, is het cruciaal om het gesprek aan te gaan en te achterhalen wat de bezwaren zijn. Bespreek eventuele aanpassingen en probeer tot een overeenkomst te komen die voor beide partijen acceptabel is. Pas nadat beide partijen overeenstemming hebben bereikt over de voorwaarden, kan de offerte opnieuw worden aangeboden voor ondertekening. Dit zorgt voor een bindende en rechtsgeldige overeenkomst die voldoet aan de verwachtingen van beide partijen.
Team Stiply
