ExcellentFlex: “We hoeven de contracten van nieuwe medewerkers nooit meer na te jagen”

Als arbeidsbemiddelingsbureau dat zich bezighoudt met detachering, werving en selectie, flexpooling en payrolling, wordt ExcellentFlex dagelijks geconfronteerd met de krappe arbeidsmarkt.

“Dat maakt het belangrijker dan ooit om het sollicitatieproces laagdrempelig en prettig voor de kandidaat te maken”, vertelt Sabine. “Als je begint bij een nieuwe baan of opdracht moet er zoveel geregeld, aangeleverd en ondertekend worden. Dit willen we zo makkelijk mogelijk maken.”

Contracten najagen

Sabine vertelt dat het zetten van een handtekening op het contract een belangrijk onderdeel is van de candidate journey. “Vroeger was dit veel gedoe. Dan printten wij het contract uit, verstuurden dat per post naar de kandidaat en hij of zij moest dat vervolgens ondertekend weer naar ons terugsturen."

Daarna probeerde ExcellentFlex verschillende digitale manieren, bijvoorbeeld via de mail of via een beveiligde website met inloggegevens. Sabine: "In alle gevallen merkten we dat dit veel moeite kostte, want we moesten vaak nabellen om te vragen of mensen het contract hadden ontvangen en of ze het alsjeblieft wilden terugsturen. Het kostte een hoop tijd en energie om continu mensen achter de broek aan te zitten.”

“We krijgen dankzij Stiply alle documenten ondertekend terug, zonder dat wij er nog achteraan hoeven te bellen."

Reden genoeg voor Sabine en haar collega’s om te zoeken naar een alternatief. Ze wilden een oplossing waarmee kandidaten veilig, eenvoudig en snel een digitale handtekening onder het contract kunnen zetten. Dat vonden ze in Stiply.

Zo makkelijk mogelijk digitaal ondertekenen

Sabine Falco: "Stiply is eenvoudig in gebruik, zowel aan onze kant als voor de kandidaat"

Sabine legt uit waarom ze deze keuze maakten: “Stiply is eenvoudig in gebruik, zowel aan onze kant als voor de kandidaat. Wat je vaak ziet bij andere oplossingen is dat mensen een account moeten aanmaken om een digitale handtekening te kunnen zetten. Dan moeten ze hun emailadres opgeven, een wachtwoord bedenken en dat allemaal voor een systeem dat ze waarschijnlijk nooit meer gebruiken. Dat wilden wij absoluut niet; het moet zo makkelijk mogelijk zijn.”

Veilig en betrouwbaar

Ook veiligheid is een belangrijk aspect voor ExcellentFlex, aldus Sabine. “Het gaat om contracten; daar staan veel persoonlijke gegevens in. Deze informatie mag in geen geval in verkeerde handen terechtkomen. Het ondertekenen van zo’n contract moet dus in een veilige, afgeschermde omgeving plaatsvinden.”

Ze voegt daaraan toe dat het niet alleen veilig moet zíjn, maar dat het ook veilig moet aanvoelen voor de kandidaten. “Het gevoel van mensen is nu eenmaal heel belangrijk. Als ze het document en de applicatie openen en het ziet er allemaal goed en professioneel uit, dan voelt dat meteen vertrouwd en betrouwbaar. Het voordeel van Stiply is dat het allemaal binnen je eigen omgeving, met je eigen domeinnaam en in je eigen huisstijl kan. Daardoor is het voor kandidaten meteen duidelijk dat het van ons komt, en dat ze met een gerust hart op de link kunnen klikken.

"Het ondertekenen van een contract moet in een veilige, afgescherme omgeving plaatsvinden."

Sabine vertelt dat het bedrijf onlangs is uitgebreid met een nieuwe tak. Naast uitzendbureau ExcellentFlex, is nu ook ExcellentConsultancy in het leven geroepen. Daarover zegt ze: “Met ExcellentConsultancy helpen wij klanten om de beste talenten te vinden en te behouden. Dit doen wij door hen te adviseren en ondersteunen bij de Employer Branding, Candidate Journey en Employee Journey.”

Het gaat om twee gescheiden labels met aparte huisstijlen. “Het mooie van Stiply is dat je heel makkelijk een nieuw account kunt toevoegen met een eigen huisstijl.”

Alle contracten komen ondertekend terug

Inmiddels werkt ExcellentFlex al een tijdje met Stiply en Sabine is erg enthousiast over de resultaten. “We krijgen nu alle documenten ondertekend terug, zonder dat wij er nog achteraan hoeven te bellen. Mocht iemand toch vergeten om het contract op tijd te ondertekenen, dan gaat er vanuit Stiply automatisch een herinnering uit. Kortom: in plaats van contracten achterna te jagen en continu herinneringen te versturen, kunnen wij ons weer concentreren op het vinden van de juiste enthousiaste kandidaten.”

Ervaar zelf het gemak

Ervaar zelf het gemak van digitaal ondertekenen voor jouw organisatie! Probeer Stiply gratis of neem snel een kijkje in de oplossing tijdens een online demo.

of bekijk de demo