Rechtsgeldig documenten ondertekenen bij Kredietbank Nederland

Wat was de aanleiding om over te stappen op digitaal ondertekenen?

“Binnen de organisatie zagen we dat het ophalen van een handtekening voor een overeenkomst een proces was dat erg lang duurde. Soms duurde het weken voordat we een handtekening onder onze overeenkomst hadden en dat terwijl er eigenlijk geen tijd te verliezen was. Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 5 jaar wachten voordat ze hulp zoeken bij geldproblemen. Iedere minuut die we daarna nog moeten wachten is er één te veel. Bovendien kostte het ons intern veel ‘onnodige’ processtappen, voordat het document bij de klant aankwam. En dan heb ik het nog niet eens over de hoeveelheid papier die er gebruikt werd…”

Hoe zijn jullie op onderzoek gegaan?

“Ik ben op zoek gegaan naar een digitale ondertekenoplossing. Het doel was tweeledig: het interne proces versnellen en vooral het voor de klant zo gemakkelijk mogelijk maken. Je haalt hiermee namelijk onnodige stappen uit het bestaande proces en de klant kan gemakkelijker en sneller ondertekenen. Mede door andere projecten met digitale spreekuren en de thuiswerkmaatregelen als gevolg van Corona werd de noodzaak om een digitale ondertekenoplossing breder te implementeren versneld.”

Wat waren je wensen en eisen tijdens deze zoektocht?

“Er stonden 3 zaken centraal: kosten, koppelbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Kosten en koppelbaarheid voldoen meerdere aanbieders aan, maar in gebruiksvriendelijkheid stak Stiply er bovenuit. Voor de klant is het een bijzonder makkelijke tool die intuïtief begrepen wordt. Daarnaast kunnen de medewerkers een custom mail maken voor de klant, dit is heel prettig.”

Hoe ben je tot deze conclusie gekomen?

“We zijn gestart met een pilot bij de afdeling Kredietverlening. We wilden namelijk testen of we de mail zodanig konden aanpassen dat klanten ook daadwerkelijk het document zouden ondertekenen en niet zouden denken ‘ik vertrouw het niet, dus ik onderteken niet’. We zagen al gauw dat dit kon en we zijn overgestapt naar een betaalde versie voor de organisatie en dit bevalt goed. Wat ons vooral opvalt is de versnelling in de doorlooptijd. Ik kan in de dashboards zien dat de gemiddelde responstijd 17 uur is, waar die eerst minimaal een week tot anderhalve week was..”

“Daarnaast is Stiply voor ons goedkoper dan concurrentie. We hebben het proces namelijk zo ingericht dat we enkele gebruikers nodig hebben voor alle ondertekenverzoeken. En dan hebben we het nog niet over de hoeveelheid tijd die Stiply oplevert. We scannen, kopiëren en printen beduidend minder. We maken hierbij ook gebruik van SMS authenticatie, wat ons goed bevalt. Dit is door ons juridisch getoetst en het past binnen de wettelijke kaders. Een belangrijke voorwaarde voor ons."

Wat vind je van Stiply in het verbeterde proces?

“Ik ben erg tevreden met Stiply, de on-boarding ging goed en gemakkelijk. Ik heb in het begin een paar vragen gesteld, werd netjes teruggebeld en dat was heel laagdrempelig. Ik merkte dat het een Nederlandse organisatie is met één-op-één klantcontact. Dit werkt erg prettig. Nu het eenmaal draait hebben we geen vragen en dus ook geen contacten meer. Dit zegt wel genoeg volgens mij.”

“In de toekomst willen we naar een integratie (API) gaan. Hierover zijn we nu in overleg met de softwareleverancier, maar ook die techniek ziet er niet als rocketscience uit.”

Kredietbank Nederland

Regio: Nederland, hoofdvestiging Leeuwarden

Organisatie: 100+ medewerkers

Digitaal ondertekenen op de afdeling: Sales & HR

Branche: Kredietverstrekking

https://www.kredietbanknederland.nl/