Stadsring51 biedt inwoners van Amersfoort en Leusden hulp bij financiële problemen. In opdracht van de gemeenten helpen ze bij het voorkomen en oplossen van schulden, en weer grip op financiën te krijgen. De diensten van Stadsring51 variëren van het op orde brengen van de administratie en het treffen van betalingsregelingen tot een budgetcoach en schuldregeling. Geen overbodige luxe, want maar liefst één op de vijf huishoudens worstelt met schulden.
Sinds een tijdje maken de medewerkers van Stadsring51 gebruik van de digitale ondertekenoplossing van Stiply. Joëlle van Kommer, functionaris gegevensbescherming bij Stadsring51, vertelt waarom zij voor Stiply hebben gekozen en welke voordelen de digitale handtekening hen brengt.
Handtekening op papier: een tijdrovende manier van werken
“In de schuldhulpverlening moeten er best veel overeenkomsten en contracten worden getekend door onze klanten", vertelt Joëlle. “We zijn al over op een digitaal klantdossier, maar we moesten alsnog overeenkomsten en plannen van aanpak uitprinten, die laten ondertekenen en de documenten weer inscannen en toevoegen aan het digitale dossier. Dat vroeg veel van onze printers en papiervoorraad. Bovendien was het een omslachtig proces. Soms duurde het enkele weken voordat papieren ondertekend terugkwamen.
Een digitale handtekening zetten met Stiply
“Toen kwam corona en werd onze behoefte om digitaal te kunnen ondertekenen urgent", vervolgt Joëlle. “De diensten voor onze klanten moesten we ineens op afstand regelen. We zijn toen op zoek gegaan naar een partner die een digitale ondertekenoplossing kon leveren. Bij Stadsring51 zijn we serieus bezig met de privacywet- en regelgeving, daarom hadden we op dat gebied scherpe eisen gesteld: servers voor de verwerking van persoonsgegevens moesten bijvoorbeeld in Europa staan. Onze IT-partner van het clientvolgsysteem dat we gebruiken, was op dat moment in gesprek met Stiply om een koppeling tot stand te brengen tussen de twee applicaties. Zij wezen ons op de digitale ondertekenoplossing van dit Nederlandse bedrijf.”
Next, next, finish: direct aan de slag met Stiply
Joëlle: “Het contact met Stiply verliep heel prettig, van het eerste gesprek tot na de ingebruikname van de ondertekenoplossing. De medewerkers van Stiply zijn open en toegankelijk en beantwoordden al onze vragen. In afwachting van de koppeling met ons clientvolgsysteem zijn we alvast aan de slag gegaan met de ‘implementatie’. Eigenlijk kun je het geen implementatie noemen, want starten met Stiply stelt bijna niets voor.”
“We hebben één account bij Stiply en daaronder vallen meerdere gebruikers die ieder hun eigen inloggegevens hebben", geeft Joëlle aan. “Zelf ben ik een van de beheerders en het is erg eenvoudig om gebruikers toe te voegen en bepaalde rechten en rollen toe te kennen. Het is een webbased applicatie, waarbij je na het inloggen direct aan de slag kunt met het uploaden en versturen van documenten.”
Hoe Stadsring51 het digitaal ondertekenen ervaart
“Iedere medewerker bij Stadsring51 maakt gebruik van Stiply en ik hoor alleen maar positieve geluiden”, vertelt Joëlle. “Het is zeer gebruiksvriendelijk, zowel voor ons als voor onze klanten, en digitaal ondertekenen werkt gewoon prettig. Als authenticatiemethode hebben we gekozen voor de minst zware vorm, omdat we de hulpverlening voor onze klanten zo laagdrempelig mogelijk willen houden. Verder maken we gebruik van Stiply for Word, een plug-in waarmee je een ondertekenverzoek direct vanuit Word kunt versturen. Je hoeft dan niet meer in te loggen bij Stiply en dat werkt dus nog sneller en gemakkelijker.”
Voorheen kwam het nogal eens voor dat het schuldhulpverleningsproces vertraging opliep door het wachten op een getekende overeenkomst. “Het ondertekenen van alle benodigde documenten gaat nu veel sneller, dit proces kost nu nog maar enkele dagen”, geeft Joëlle aan. Zelf gebruik ik het dashboard om het voortgangsproces van het ondertekenen te volgen. Hierin zie je precies of de mail is ontvangen en geopend, en of het document is gezien en ondertekend, waardoor je veel meer inzicht hebt in het ondertekenproces. Daarnaast merken we dat het ondertekenen via Stiply ook een stuk gemakkelijker is voor de klant!”
Zijn er nog wensen voor de toekomst?
“Voor het overgrote deel van onze overeenkomsten en contracten is printen om een handtekening te krijgen echt verleden tijd geworden”, zegt Joëlle. “Wanneer we weer vaker naar kantoor mogen en we onze klanten daar kunnen ontvangen, dan willen we Stiply ook gebruiken bij onze gesprekken. Verder is het onze wens om digitale handtekeningen te zetten vanuit het clientvolgsysteem, dat scheelt ons weer een extra inlogmoment en dus nóg meer tijd.”
Team Stiply
