De digitale transitie is ingezet door Verhoeven Vastgoedverbeteraars

Verhoeven Vastgoedverbeteraars bestaat dit jaar 175 jaar en was van origine grotendeels een schildersbedrijf, maar sinds 2017 voorziet het in alle werkzaamheden aan de buiten- en binnenschil van een pand. De organisatie doet dit voor grote panden maar ook voor onder meer woningbouwverenigingen en de hospitality. Voornamelijk met opdrachtgevers als vastgoedbeheerders. Daarnaast voeren ze ook een stuk monumentaal werk uit. Het heeft zo’n 80 medewerkers in dienst, en in het hoogseizoen ook nog een flexibele schil van zo’n 70 zzp-ers en onderaannemers die werkzaamheden verrichten voor de organisatie.

De reden voor digitaal ondertekenen

De documenten die ter ondertekening verstuurd worden variëren van opdrachten voor leveranciers tot HR contracten, en in gesprek met de Office manager, Erwin van Moerkerk, werden de ervaringen met digitaal ondertekenen via Stiply duidelijk. Verhoeven Vastgoedverbeteraars is Stiply gaan gebruiken nadat zij zelf van een partij een ondertekenverzoek ontvingen. ‘’Ik kreeg een ondertekenverzoek van een toeleverancier via Stiply en ben toen verder rond gaan kijken. Er was al langer behoefte aan het digitaal kunnen ondertekenen. Het fijne vond ik dat ik direct kon starten met Stiply door een proefaccount aan te maken. Dat gaf eigenlijk de doorslag.’’. Ook wordt Stiply steeds intensiever gebruikt, over de afgelopen maanden in het aantal documenten dat digitaal ondertekend wordt gestegen.

Ervaringen met Stiply

De Office manager geeft aan dat Stiply steeds beter wordt ontvangen binnen de organisatie: ‘’Naarmate je het meer gebruikt wordt het steeds makkelijker, de updates van de afgelopen tijd hebben het ook zeker gebruiksvriendelijker gemaakt en dat is voor ons erg fijn. Een van onze directeuren is niet vaak op kantoor en soms moet hij toch goedkeuring geven voor opdrachten en andere contracten. Nu kan hij vanuit huis of onderweg ondertekenen en daarmee goedkeuring geven. Hier hebben we meer slagkracht mee gekregen, voorheen was het nog wel eens een stapel documenten die dan soms nog wel eens bleven liggen.’’.

Verhoeven Vastgoedverbeteraars maakt ook gebruik van een aanvullende authenticatiemethode, namelijk via een SMS-code. ‘’ Ik gebruik de extra authenticatie alleen bij het laten ondertekenen van zeer belangrijke documenten. Toen wij begonnen was digitaal ondertekenen nog een beetje een grijs gebied, maar nu krijgt het steeds meer juridische onderbouwing. Vandaar dat ik ervoor gekozen heb, dat ik het alleen gebruik wanneer het echt nodig is.’’. In het account van Verhoeven Vastgoedverbeteraars zitten op het moment van schrijven drie gebruikers. De reden hiervoor is dat het fijn is voor de organisatie, als er meerdere medewerkers documenten kunnen versturen voor ondertekening. Je bent dan niet afhankelijk van 1 medewerker.

Hoe zou je het gebruik van Stiply beschrijven?

Op de vraag hoe het gebruik van digitaal ondertekenen via Stiply voor de organisatie in een zin kan worden beschreven antwoordt de Office manager: ‘’Ik denk een eerste bijdrage in een digitale transitie naar een meer geautomatiseerde verwerking van documenten. Dat is wat het voor ons betekent!’’.

Verhoeven Vastgoedverbeteraars

Regio: Nederland, hoofdvestiging Udenhout

Organisatie: 1500+ medewerkers

Digitaal ondertekenen op de afdeling: Office management

Branche: Woningonderhoud

https://www.verhoeven-vv.nl/