Probeer gratis
Probeer gratis

Ontdek alles over digitaal ondertekenen met Stiply

Efficiënter omgaan met jouw tijd én geld? Met de digitale ondertekenoplossing van Stiply krijg je sneller, eenvoudiger en goedkoper een digitale handtekening op jouw documenten.

Ben je benieuwd hoe digitaal ondertekenen nu precies in zijn werk gaat of wil je weten of de digitale handtekening van Stiply de oplossing voor jou is? Vraag dan een gratis proefaccount aan en probeer het 14 dagen gratis!

Gratis proefaccount

Wat is digitaal ondertekenen?

Het digitaal ondertekenen van documenten is simpelweg het akkoord geven voor een overeenkomst of contract met behulp van een digitaal apparaat en digitale handtekening. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een laptop, smartphone of tablet.
 

Type digitale handtekeningen

Een digitale handtekening is een duurzame vervanger van de ‘natte’, handgeschreven handtekening. Er zijn drie typen digitale handtekeningen:

Eenvoudige digitale handtekening (SES)

De eIDAS, Electonic Identities And Trus Servises, beschrijft een SES als gegevens in elektronische vorm, die verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm, en door een ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen. Dit type digitale handtekening heeft het laagste niveau van betrouwbaarheid. Dit komt mede doordat er maar beperkt gebruikt wordt gemaakt van een authenticatiemethode, waardoor de validiteit niet volledig controleerbaar is. Onderteken je laagdrempelige contracten of documenten? Dan is deze type digitale handtekening geschikt.

Geavanceerde digitale handtekening (AES)

Voor dit type elektronische handtekening moet een ondertekenaar door middel van identificatie verbonden zijn met een document. Dit moet minimaal voldoen aan een substantieel betrouwbaarheidsniveau. Stiply maakt hier gebruik van met behulp van een check bij de bank wordt voldaan aan de eis om een geavanceerde digitale handtekening op een document te zetten. Dit type wordt vooral gebruikt bij grotere contracten en contracten die financieel zwaarder wegen. 

 

 

Gekwalificeerde digitale handtekening (QES)

Dit type is vergelijkbaar met de geavanceerde digitale handtekening. Echter, dit type is gecertificeerd door een externe auditor. Dit maakt dat een gekwalificeerde digitale handtekening altijd rechtsgeldig is. Mede omdat er sprake is van meerdere authenticatie methodes gedurende het ondertekenproces en deze authenticatie methodes van een hoog betrouwbaarheidsniveau zijn, maakt deze digitale handtekening altijd rechtsgeldig.

 

 

Welk type handtekeningen ondersteunt Stiply?

Kies je voor Stiply, dan kun je ieder document digitaal ondertekenen. Doordat Stiply zowel de Eenvoudige digitale handtekening (SES) als de Geavanceerde digitale handtekening (AES) ondersteunt, kun je gemakkelijk digitaal ondertekenverzoeken versturen voorzien van een authenticatiemethode.

Hoe werkt de digitale handtekening

Met behulp van de digitale ondertekenoplossing van Stiply vergemakkelijk en digitaliseer je jouw ondertekenproces binnen enkele minuten.

  • Je kunt gebruik maken van je eigen huisstijl (eigen domeinnaam, logo, bedrijfsomgeving en content)
  • Onderteken documenten vanaf ieder device
  • Voeg gemakkelijk bijlagen of algemene voorwaarden toe aan een document
  • Per document kun je tot wel 12 ondertekenaars toevoegen

Hoe werkt digitaal ondertekenen?

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is simpelweg het akkoord geven op een contract of overeenkomst. Niet zoals voorheen met papier en pen, maar met een digitaal apparaat als een laptop of smartphone. Een digitale handtekening helpt jou om efficiënter om te gaan met tijd en geld. Daarnaast verminder je fouten en het gebruik van papier. Ook is een digitale handtekening veilig, rechtsgeldig en een stuk flexibeler voor ondertekenaars.

How to (webinar)

Wil je meer weten over de digitale handtekening? In ons webinar behandelen we de belangrijkste onderwerpen betreft digitaal ondertekenen. We geven een demonstratie van de applicatie, bespreken de voordelen van digitaal ondertekenen en gaan dieper in op de rechtsgeldigheid van digitaal ondertekenen

Bekijk het webinar van de digitale handtekening van Stiply

De vier eenvoudige stappen van digitaal ondertekenen

In slechts vier eenvoudige stappen onderteken jij belangrijke documenten en contracten.

1. Upload het document

Upload de overeenkomst die ondertekend moet worden in de Stiply applicatie. Dit mag zowel een Word- als een PDF-bestand zijn.

2. Verstuur het document

Plaats in het document de velden waar een handtekening moet worden gezet en voer de gegevens van de ontvangers in. Versturen maar!

3. Ontvanger ondertekent het document

Zodra het document verstuurd is, krijgt de ontvanger een ondertekenverzoek in zijn of haar mailbox. Hij of zij moet de velden invullende en een handtekening zetten.

4. Ontvang de ondertekende overeenkomst retour

Alle ondertekenaars en de verzoeker krijgen het ondertekende document in de mailbox. Daarnaast ontvangt de verzoeker een bewijsdocument dat het gehele proces rechtsgeldig en veilig is verlopen.

Digitaal ondertekenen in verschillende branches

Al veel verschillende branches hebben de voordelen van digitaal ondertekenen ontdekt. Stiply wordt in de Benelux door meer dan 1000 bedrijven in verschillende branches ingezet! Bekijk hier in welke branches Stiply onder andere actief is:

Ontdek hoe digitaal ondertekenen werkt met Stiply

 

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Rechtsgeldigheid van digitaal ondertekenen

Een overeenkomst is geldig vanaf het moment dat alle partijen, ondertekenaars en verzoeker, akkoord zijn met de inhoud van een contract of overeenkomst. Het maakt niet uit of dit mondeling is, op papier staat, of digitaal is. Dit wil dus zeggen dat zodra ondertekenaars akkoord geven middels een digitale handtekening er een juridisch bindende en rechtsgeldige overeenkomst ontstaat.

Oftewel: een digitale handtekening is net zo rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening. Let op! Het is wel van belang dat de identiteit van de ondertekenaar in voldoende mate is vastgesteld. Meer weten over identificatie en authenticatie bij digitaal ondertekenen? Lees hieronder verder. 

Alles weten over digitaal ondertekenen in één oogopslag? Download onze handout!

Bewijswaarde van digitaal ondertekende documenten

Zodra de overeenkomst door alle ondertekenaars digitaal is ondertekend, krijgt de verzoeker een bewijsdocument van het gehele proces doorgestuurd. Hierin staan alle gegevens over de gekozen authenticatiemethoden en de totstandkoming van de digitale handtekening(en). Mocht er ooit discussie ontstaan, kun je dit document gebruiken om aan te tonen wie de ondertekenaar is geweest en hoe het proces van ondertekenen is verlopen.

Dit bewijs toont zijn waarde wanneer een ‘ondertekenaar’ suggereert het document nooit gezien te hebben en dus ook nooit heeft ondertekend. Daarom is het altijd van groot belang om een goede controle uit te voeren op gebied van authenticatie.

Meer informatie over de rechtsgeldigheid van een digitale handtekening en een elektronische handtekening.

De veiligheid van een digitale handtekening

 

Identificatie en authenticatie van de digitale handtekening

Verschillende niveaus van authenticatie binnen Stiply
De Europese Unie beschrijft drie verschillende niveaus van authenticatie; laag, substantieel en hoog. Deze zijn vastgelegd in de eIDAS-verordering. Stiply biedt verschillende authenticatiemethoden aan die iedere ondertekenaar zelf kan selecteren. De bewijswaarde verschilt per methode, waardoor het voor ondertekenaars belangrijk is om een afweging te maken hoe sterk de authenticatie moet zijn.

  1. E-mail authenticatie - Laag
    Dit is de meest simpele vorm van authenticatie. Deze methoden heeft een laag betrouwbaarheidsniveau, omdat het lastig is te controleren of het e-mailadres van de juiste persoon is. Daarnaast kan het e-mailadres ook in gebruik zijn bij meerdere collega’s of kan een e-mail zijn doorgestuurd.
    Het voordeel van deze methode is dat het vrij simpel in zijn werk gaat. Daarom wordt deze methode vaak gebruikt bij overeenkomsten met een laag belang.
  2. SMS authenticatie– Laag
    Bij deze authenticatiemethode ontvangt een ondertekenaar een sms met daarin een code die hij moet invullen voordat hij de ondertekening kan afronden. Dit maakt de kans dat een ander persoon de overeenkomst invult kleiner, omdat hij moet bezitten over toegang tot het e-mailadres én de telefoon. Ook al kan Stiply niet controleren of dat de telefoon en het e-mailadres bij de juiste persoon horen; de kans op fouten en fraude is in ieder geval veel kleiner.
  3.  PiM – Substantieel
    Deze methode is gebaseerd op een applicatie, ontwikkeld door KPN, waarin een brede set aan gegevens is verwerkt. Deze gegevens zijn afkomstig van gevalideerde bronnen. Bij deze methode wordt de ondertekenaar gevraagd om gevalideerde informatie, als achternaam en geboortedatum, te delen. Omdat deze gegevens afkomstig zijn vanuit IDINIDEN, een voorbeeld van een gevalideerde bron, is deze vorm van authenticatie een stuk betrouwbaarder.
  4. IDIN – Substantieel
    IDIN is een product van de Nederlandse banken, waarbij ondertekenaars moeten inloggen bij hun bank om zichzelf te identificeren. Dit is puur ter identificatie, er hoeft dus geen geld overgemaakt te worden. De bank kijkt of de ingevoerde gegevens overeenkomen met de gegevens die bij de bank bekend zijn. Aangezien iedereen over een bankrekening beschikt, kan dit door de meeste ondertekenaars meteen gebruikt worden.
  5. Incassomachtiging – Substantieel
    Ook bij deze methode wordt de toegang tot een bankrekeningnummer gezien als een authenticatie met substantiële betrouwbaarheid. Maar het heeft ook een praktische functie; het eenvoudig en rechtsgeldig verstrekken ontvangen van een digitale incassomachtiging! Daarmee kan na de contractondertekening direct worden geïncasseerd.

Lees meer over authenticatie van de digitale handtekening

Incassomachtiging naast digitaal ondertekenen

Voordelen van digitaal ondertekenen én SEPA incassomachtiging

Na het ondertekenen van de overeenkomst is de volgende stap, in een groot aantal gevallen, een betaling. Met behulp van een digitale SEPA incassomachtiging gaat dit proces een stuk sneller. Via Stiply kun je namelijk een contract laten ondertekenen én direct een geldige SEPA incassomachtiging ophalen. Wil je meer te weten komen over de voordelen van digitaal ondertekenen én SEPA incassomachtiging, lees dan hier verder.

Voor welke documenten is de digitale SEPA incassomachtiging geschikt?

De digitale SEPA incassomachtiging kan voor heel veel documenten opgehaald worden. Hieronder worden de meest voorkomende documenten opgesomd:

  • Abonnementen
  • Collegegeld
  • Verzekeringen
  • Facturatie
  • Lease contracten
  • Lidmaatschappen
  • Offerte documenten

Lees hier meer over digitaal ondertekenen en digitale incassomachtigingen.

Waarom zou je starten met digitaal ondertekenen?

Een sneller en eenvoudiger ondertekenproces

De digitale ondertekenoplossing van Stiply is heel eenvoudig te gebruiken en versnelt het ondertekenproces. Dit zorgt ervoor dat een document laten ondertekenen een stuk efficiënter is dan bij een papieren handtekening. Niet alleen voor jou, maar ook voor de ondertekenaar.
Heb je nog vragen over de digitale handtekening? Kijk eens bij onze veelgestelde vragen of neem contact met ons op!

Kostenbesparend

Met behulp van de digitale ondertekenoplossing van Stiply bespaar je tot wel duizenden euro’s per jaar. Je hebt namelijk veel minder papierkosten, en je hoeft contracten of overeenkomsten bijvoorbeeld niet meer via de post te verzenden. Daarnaast kun je digitaal een stuk sneller ondertekenen, waardoor je een heleboel tijd overhoudt die je efficiënter kunt besteden.

Bereken jouw digitaal ondertekenen besparing met onze handige calculator!

Veilig en betrouwbaar

Zoals hierboven beschreven maakt Stiply gebruik van het privacy-by-design en by default principe. Hierdoor laten we zien dat we vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan en we de veiligheid van ondertekenaars prioriteit geven. In de applicatie kunnen we geen documenten opslaan en worden documenten vaak binnen drie dagen na ondertekening weer verwijderd.

Ook gebruiken we een cloud platform waar jouw gegevens meer dan veilig zijn. Dit hebben we aangetoond door diverse ISO certificeringen (ISO 9001, ISO 27001 en ISO 27017).

Lees hier meer over veiligheid

Meer weten over de voordelen van Stiply voor onze klanten? Bekijk eens onze klantverhalen!

Waarom digitaal ondertekenen met Stiply?

Meer dan alleen een digitale handtekening op een document

Bij Stiply vinden we het belangrijk dat een applicatie eenvoudig en intuïtief te gebruiken is. We geloven dan ook in een applicatie die meer is dan een tool om digitaal handtekeningen op overeenkomsten te zetten. Daarnaast vinden wij gebruiksvriendelijkheid heel erg belangrijk. Zonder aanvullende uitleg is het heel eenvoudig om een contract digitaal te ondertekenen met Stiply. Maar ook voor verzenders is het een hele gebruiksvriendelijke tool.

Gratis proefaccount

 

Verlengstuk van jouw organisatie

Je kunt de ondertekenoplossing volledig personaliseren naar jouw organisatie. Zo kun je gebruik maken van jouw eigen huisstijl, logo, kleuren en kun je medewerkers laten mailen vanuit jouw eigen domein. Hiermee is de tool volledig in te richten als verlengstuk van jouw organisatie. Dit verbetert de ervaring van de gebruiker en het ondertekensucces!

Bekijk gratis het on-demand webinar

 

Prijzen

Digitaal ondertekenen is de verzender en ondertekenaar ontzorgen. Vanuit dat oogpunt vinden wij het belangrijk dat onze prijzen gericht zijn om jou als klant of organisatie zo veel mogelijk te ontzorgen. Daarom hebben we een compleet pakket voor je opgesteld die het ondertekenproces ondersteunt. Bij Stiply kun je er voor kiezen om een maandelijks of jaarlijks abonnement af te sluiten.

Lees meer over de prijzen van de digitale handtekening van Stiply

Benieuwd naar digitaal ondertekenen?

Probeer het 14 dagen gratis


Gratis proefaccount    of    Bekijk de demo