Zapier

Inleiding over Zapier

In de wereld waarin op hoog tempo gebruikgemaakt wordt van digitalisering en workflowoptimalisatie is Zapier een onmisbaar instrument geworden voor bedrijven.

Zapier is een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee verschillende apps met elkaar worden verbonden om taken te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het proces rondom digitaal ondertekenen: zonder automatisering kan zo’n proces nogal tijdrovend zijn.

Door Zapier in te zetten, kunnen taken rond het proces van electronic signatures geautomatiseerd worden. Alles wat daarvoor nodig is, is een kleine handeling binnen de tool waarmee veel handelingen in de toekomst kunnen worden bespaard. Op deze pagina leggen we je exact uit hoe dat werkt en wat de voordelen zijn.

Hoe gebruik je Zapier?

Het gebruik van Zapier is toegankelijk voor iedereen, zelfs wanneer je niet over uitgebreide programmeerkennis beschikt. Gebruikers van de tool creëren 'Zaps', waarbij ze een trigger en een actie instellen tussen twee of meer apps. De intuïtieve interface maakt het gemakkelijk om aangepaste automatiseringen te bouwen die aansluiten bij specifieke behoeften. Doordat Zapier zo’n gebruiksvriendelijk platform is, is daarom absoluut geen programmeerkennis nodig om de tool doeltreffend in te zetten. De ervaring leert dat iedereen met enige technische kennis (of interesse) Zapier kan gebruiken.

De koppeling tussen bijvoorbeeld Stiply en Zapier vereenvoudigt het automatisch uitvoeren van bepaalde acties, zoals het opvragen van electronic signatures bij ondertekenverzoeken van officiële documenten. Is zo’n ondertekenverzoek afgerond? Dan zorgt de geplande ‘trigger’ in Zapier ervoor dat de opvolgende actie uitgevoerd wordt. Een account voor Zapier kan aangemaakt worden via Zapier | Automation that moves you forward. Vervolgens kun je hier je ‘Zap’ aanmaken.

Hoe werkt Zapier?

Zapier werkt op basis van triggers en acties. Een trigger is een gebeurtenis in een app die de start van de automatisering veroorzaakt, terwijl de actie de taak is die moet worden uitgevoerd in reactie op die trigger. Zapier fungeert als de brug tussen deze apps en zorgt voor een naadloze gegevensoverdracht. 

Je kunt Zapier bijvoorbeeld gebruiken om ervoor te zorgen dat een document met kersverse electronic signature automatisch wordt geüpload in een specifieke map op Google Drive of Sharepoint. In zo’n geval is het afronden van een ondertekenverzoek de ‘trigger’. Aan die Zapier-trigger wordt een actie gekoppeld, bijvoorbeeld het uploaden van de electronic signature en het bijbehorende bewijsdocument in Google Drive. Handig voor werknemers, maar naast de tijdsbesparing zorgt het ook voor een flinke terugloop op fouten die logischerwijs al snel gemaakt kunnen worden door nietsvermoedende werknemers.

Wat zijn Zaps?

Zaps zijn de bouwstenen van automatisering op Zapier. Een Zap bestaat uit een trigger en een actie die samenwerken om taken te automatiseren. Gebruikers kunnen kiezen uit een uitgebreide lijst met ondersteunde apps en deze combineren om aangepaste Zaps te maken die aan hun specifieke behoeften voldoen.

Zaps zijn geautomatiseerde workflows die gebruikers creëren om taken tussen verschillende apps te automatiseren. Een Zap bestaat uit twee essentiële componenten: een trigger en een actie.

• Trigger: Dit is de gebeurtenis in een app die de start van de automatisering veroorzaakt. Het kan bijvoorbeeld gaan om het ontvangen van electronic signature, het aanmaken van een nieuw document, of het toevoegen van een item aan een specifieke map.
• Actie: Dit is de taak die moet worden uitgevoerd in reactie op de trigger. Bijvoorbeeld: na het ontvangen van de electronic signature wordt er een bewijs geüpload in Google Drive ter documentatie. 

Wanneer een trigger in een app plaatsvindt, wordt de Zap geactiveerd, en de gespecificeerde actie wordt automatisch uitgevoerd in de gekoppelde app. Het idee achter Zaps is om repetitieve taken te automatiseren en de productiviteit te verhogen door verschillende apps naadloos met elkaar te laten samenwerken.

Gebruikers kunnen Zaps aanpassen aan hun specifieke behoeften door de gewenste triggers en acties te selecteren. Zapier ondersteunt een uitgebreide lijst van apps, waardoor gebruikers flexibele en aangepaste automatiseringen kunnen bouwen zonder diepgaande programmeerkennis. 

Zapier en electronic signatures

Zapier maakt het opvragen van electronic signatures nog eenvoudiger door de integratie met elektronische handtekeningstools.

Hierdoor kun je documenten automatisch laten ondertekenen zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan, wat de efficiëntie van het ondertekeningsproces enorm verbetert. Denk bijvoorbeeld aan een ingevuld Hubspot of Gravity formulier die triggert dat een document ter ondertekening verzonden wordt vanuit Google Drive.

Of gebruik Zapier om bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat een ondertekend document automatisch wordt geüpload in een bepaalde folder op Google Drive of Sharepoint. Je kunt dan het afronden van een ondertekenverzoek als 'trigger' instellen. Vervolgens kun je daaraan een actie koppelen, in dit geval dus het uploaden van het ondertekende document en bewijsdocument in bijvoorbeeld Google Drive. Door dit in te stellen zullen de ondertekende documenten vervolgens automatisch in de juiste folder geüpload worden.

Wat zijn de voordelen van Zapier?

Er zitten een aantal voordelen aan het gebruik van Zapier. Een greep uit de belangrijkste voordelen:

• Zapier is erg gebruiksvriendelijk gebouwd. Daardoor is Zapier ook voor minder technische personen goed te gebruiken. Je hoeft dus zeker geen ontwikkelaar te zijn om Zapier te kunnen gebruiken. Enige technische kennis of interesse is voldoende!
• Door gebruik te maken van Zapier kun je eenvoudig en laagdrempelig automatisch bepaalde acties laten uitvoeren op basis van gebeurtenissen in Stiply.
• Door Zapier in te zetten kun je een hoop tijd besparen, doordat tijdrovende handelingen nu worden geautomatiseerd.

Hoe gebruik je Zapier voor workflow automation?

Zapier biedt talloze mogelijkheden voor workflowautomatisering. Door verschillende apps met elkaar te verbinden, kun je taken automatiseren zoals het ontvangen van meldingen, het bijwerken van databases, en het delen van informatie tussen teams. Dit vermindert handmatig werk, minimaliseert fouten en verbetert de efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Met Zapier wordt automatisering toegankelijk en flexibel, waardoor individuen en organisaties hun digitale werkprocessen kunnen stroomlijnen en optimaliseren.