De ondertekenaar digitaal identificeren in finance

Werk jij op de afdeling Finance en overweeg je om aan de slag te gaan met digitaal ondertekenen? Dat is niet gek, gezien alle voordelen die de digitale handtekening biedt. Maar we begrijpen ook dat je eerst in beeld wil hebben waarmee je rekening moet houden. Want je wil natuurlijk dat het proces gemakkelijk maar vooral ook veilig is. Eén ding staat vast: er moet een digitale identificatie plaatsvinden, zodat je zeker weet dat de juiste persoon ondertekent. En dat kan op meerdere manieren. Hoe het zit met zwaarwegende, financiële documenten? Ook die kun je rechtsgeldig en veilig digitaal laten ondertekenen. Als je maar de juiste authenticatiemethode kiest.

De ondertekenaar digitaal identificeren

Als je een contract of financieel document laat ondertekenen, wil je zeker weten dat de handtekening door de juiste persoon wordt gezet. Bovendien wil je achteraf kunnen aantonen wie de ondertekenaar is geweest, om discussie te voorkomen. Het doel van authenticatie is dan ook om de ondertekenaar zo goed mogelijk te identificeren. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. Afhankelijk van hoe zwaarwegend het document en hoe groot de financiële impact is, kies je de juiste methode. We leggen hieronder de opties uit.

Drie authenticatieniveaus voor digitale handtekeningen

De Europese Unie heeft de eIDAS verordening opgesteld om duidelijkheid en richting te geven aan verschillende manieren van elektronische identificatie van personen. In deze verordening staat omschreven welke niveaus van elektronische handtekeningen er zijn:

• Eenvoudig
• Geavanceerd
• Gekwalificeerd

De authenticatiemethodes van Stiply

Hoe hoger het niveau, hoe betrouwbaarder het bewijs dat iemand daadwerkelijk de ondertekenaar is. Per ondertekenaar van het te ondertekenen document bepaal je welk authenticatieniveau nodig is voor de digitale handtekening. Dit is afhankelijk van hoe belangrijk en impactvol de inhoud is. Als je dat weet, kies je één van de authenticatiemethoden die Stiply biedt.

• E-mail - Niveau Eenvoudig
• SMS - Niveau Eenvoudig
• Incassomachtiging - Niveau Geavanceerd
• IDIN - Niveau Geavanceerd

Zoals je ziet, biedt Stiply meerdere mogelijkheden. De basis is e-mailen. Als je iets zekerder wil zijn, kun je dat gezamenlijk doen met een SMS. Dan heb je al een extra controlemechanisme. Als iemand met de identificatiemethode IDIN ondertekent, krijg je nog meer zekerheid. Voor het gekwalificeerde niveau zijn op dit moment nog geen praktische gebruiksmogelijkheden die breed worden ondersteund. Bij de authenticatiemethode voor dat niveau ontvangt de ondertekenaar een unieke persoonlijke code, verstrekt door een speciale certificeringsinstantie. Deze handtekening staat zonder discussie altijd gelijk aan een ‘natte handtekening’, maar wordt nog alleen ingezet voor bepaalde beroepsgroepen. Dit komt omdat er nog maar weinig gekwalificeerde identificatiemiddelen zijn, waardoor deze handtekening nog geen praktische mogelijkheden biedt voor de gemiddelde ondertekenaar. Wanneer een identificatiemiddel beschikbaar komt voor het gekwalificeerde niveau dat voldoende draagvlak heeft, voegt Stiply de gekwalificeerde elektronische handtekening uiteraard meteen aan de ondertekenoplossing toe.

De juiste methode kiezen voor financiële documenten

Opties genoeg dus. Maar, hoe zorg jij er nu voor dat er onder jouw financiële documenten een veilige en rechtsgeldige digitale handtekening staat? Belangrijk is dat je altijd nagaat wat de impact en omvang van het contract of overeenkomst is. En hoe zeker je wil zijn dat de persoon die ondertekent ook is wie hij zegt dat ie is. Een paar voorbeelden. Bij documenten met een beperkt financieel belang zoals een bonusbrief voor een medewerker of een salarismutatie, vinden organisaties identificatie per e-mail in combinatie met SMS vaak voldoende. Heb je een belangrijk en bijvoorbeeld langlopend contract met financiële impact of wijzigt een leverancier het bankrekeningnummer? Zorg dan voor een sterk identificatiemiddel met iDIN. Hier check je snel en gemakkelijk hoe je bepaalt welke identificatiemethode jij voor elk type document nodig hebt.

Twijfel je nog over digitaal ondertekenen?

Voor financiële afdelingen biedt een digitale handtekening veel voordelen. Bedenk eens hoe gemakkelijk je jaarrekeningproces wordt, als je financieel gerelateerde documenten intern digitaal laat ondertekenen. Zoals creditcard verantwoordingen, AvA notulen, contracten, offertes, aftekenen budgetten, salariswijzigingen, inkooporders en ga zo maar door. Je accountant wordt in ieder geval heel blij van al die zichtbare controles in je boekhouding. Zo houd jij meer tijd over voor andere belangrijke thema’s, zoals het analyseren van bedrijfsprestaties, het in kaart brengen van financiële bedrijfsrisico’s en voldoen aan alle nieuwe wet- en regelgeving. Twijfel je nog steeds? Check dan eens dit artikel over de 5 voordelen van digitaal ondertekenen voor iedere finance afdeling.

Digitaal ondertekenen direct zelf uitproberen? Vraag hier een gratis proefaccount aan!