Digitaal ondertekenen functionaliteiten

Zekerheid

Audit trail

Een audit trail kun je nodig hebben voor bijvoorbeeld juridische of compliance doeleinden.

Gedurende het volledige ondertekenproces wordt elke stap gelogd in een bewijsdocument. Hierin staat precies wie, wanneer en waar ondertekend heeft. Dit document, wat gekoppeld is aan het ondertekende document, is verzegeld. Zolang dat zegel niet verbroken is, kun je er altijd op vertrouwen dat het ondertekende document ná ondertekenen niet is bewerkt.

Gemak

Veld typen

Voeg verschillende verplichte of optionele velden aan het te ondertekenen document toe:

	Ondertekenvelden
	Paraafvelden
	Datumvelden
	Tekstvelden
	Selecteer 1 uit de lijst
	Selecteer meerderen uit de lijst

Tijdbesparing

Voor je meest standaard documenten, met altijd een soortgelijk ondertekenproces kun je een ondertekensjabloon inrichten.

Vooral geschikt voor te ondertekenen documenten die niet of nauwelijks veranderen en waar altijd evenveel ondertekenaars gevraagd worden. Je maakt een sjabloon aan op basis van je standaard document, vult in wie het intern moet ondertekenen en waar de ondertekenvelden moeten komen.

Je slaat bij het gebruik van een sjabloon vervolgens een paar processtappen binnen Stiply over, het document inzien en ondertekenvelden plaatsen verloopt automatisch.

Tijdbesparing

Arbeidsovereenkomsten, verkoopovereenkomsten of andere contracten worden opgesteld op basis van een Word sjabloon.

Door tags toe te voegen in je Word sjabloon maak je het ondertekenproces eenvoudiger en sneller. Deze tags worden herkend binnen Stiply, die de corresponderende velden direct op de juiste plekken in het te ondertekenen document zet voor je. Elk veld type kun je op deze manier toevoegen.

Heb je meerdere ondertekenaars, dan maak je onderscheid met behulp van een getal in de tag. En heb je een veld wat je optioneel wilt maken (als dat binnen jouw abonnement mogelijk is) dan kun je dat in de tag al meegeven.

Tijdbesparing

Zelf automatisch ondertekenen

Als je het document wat je ter ondertekening gaat versturen ook zelf moet ondertekenen, dan wil je jezelf natuurlijk geen ondertekenverzoek mailen.

Met deze feature hoef jij het ondertekenproces zelf niet te doorlopen, maar wordt jouw digitale handtekening automatisch geplaatst als je het ondertekenverzoek aanmaakt.

Je moet hiervoor je eigen digitale handtekening binnen Stiply beschikbaar hebben en je kiest bij de eerste ondertekenaar voor 'eigenaar van ondertekenverzoek'.

Efficiënt

Document retour vragen

Moet de ondertekenaar niet alleen een digitale handtekening zetten maar ook een document meesturen? Dan is de document retour functionaliteit een uitkomst. Bij het opstellen van het ondertekenverzoek geef je aan dat de ondertekenaar een document retour moet sturen en je specificeert het soort document. Denk bijvoorbeeld aan een:

Kopie van een identiteitsbewijs
Werkgeversverklaring
KvK uitreksel
Bewijs van... denk hier aan jouw specifieke situatie voor het beste voorbeeld

Lees meer over document retour vragen

Enterprise functionaliteit

Eigen bedrijfsportaal

Met een centraal bedrijfsportaal heb je één plek waar alle gebruikers binnen jouw organisatie terecht kunnen. Je hebt hierbij ook volledige controle over de visuele aspecten van een ondertekenproces.

Eigen huisstijl kan je altijd toevoegen ongeacht je abonnement, maar met een eigen bedrijfsportaal, op je eigen domein creëer je een hele andere beleving voor zowel de ondertekenaar als je collega's.

Hiermee wordt digitaal ondertekenen echt een verlengstuk van jouw organisatie.

Enterprise functionaliteit

Centraal beheer

Verschillende teams hoeven niet altijd elkaars ondertekenverzoeken in te zien. Dat is niet nodig en vaak ook helemaal niet wenselijk. Met centraal beheer kun je omgevingen ten behoeve van teams of afdelingen aanmaken en beheren, gebruikers toevoegen en verwijderen.

Met centraal beheer regel je alles rondom rechten en rollen binnen jouw organisatie op één plek.

Zapier
Wil je processen rondom die handtekening verder automatiseren? Dat kan eenvoudig met Zapier. Met Zapier leg je de verbinding tussen Stiply processen en allerlei andere processen waar ook weer andere applicaties bij horen. Je kan bijvoorbeeld: